Haluatko olla merkittävä lenkki Hämeenlinnan ruoka-avussa? – Hämeenlinnan ruoka-avun kylmäjakeluketjun hankinnan kilpailutus on käynnissä

Hämeenlinnan kaupunki kilpailuttaa Hämeenlinnan ruoka-avun kylmäjakeluketjun hankinnan. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat Tarjouspalvelu-portaalissa, jota kautta tarjoukset jätetään. Tarjousten jättöaika päättyy 1.12. klo 16.00. Kysymyksiä tarjouspyynnöstä voi esittää portaalin kautta 22.11. klo 16.00 saakka.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Hankinnan tavoitteena on toteuttaa toimiva ja kokonaistaloudellisesti edullinen hävikkiruoan kylmäjakeluketju Hämeenlinnassa. Hämeenlinnan ruoka-avun kylmäjakeluketjun palveluntuottaja vastaa vähittäis- ja tukkuliikkeiden sekä mahdollisten tuottajien lahjoittaman ylijäämäruoan (hävikkiruoka) kuljettamisesta ja välivarastoinnista osana vähävaraisille kuntalaisille kohdistuvaa hävikkiruokajakelutoimintaa. Kylmäkuljetusta vaativien tuotteiden lisäksi jaettavana saattaa olla myös lämpimässä säilytettäviä elintarvikkeita kuten leipää.

HUOM!

Tarjoajien tulee lukea läpi ennen tarjouksen tekemistä Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohje, joka on verkkosivulla www.hameenlinna.fi/hankinnat/. Tarjoajien kannattaa tarvittaessa kysyä apua tarjouksen laatimiseen liittyen esimerkiksi seuraavilta henkilöiltä: https://julkisethankinnathame.fi/neuvontaa/.

Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjouspyyntöasiakirjat kannattaa lukea viipymättä läpi, jotta tarjoaja ehtii tarvittaessa esittää tarjouspyynnöstä kysymyksiä Tarjouspalvelu-portaalin kautta kysymysten esittämisen määräaikaan mennessä.

Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Hämeenlinnan hankintatreffeillä oli asiaa elinvoimasta, hankinnoista ja viestinnästä

Hämeenlinnan hankintatreffit järjestettiin 26. lokakuuta. Tilaisuuden avasi Hämeenlinnan kaupungin elinvoimajohtaja Niklas Lähteenmäki. Hänen jälkeensä kaupungin hankintapäällikkö Aapo Korte puhui elinvoimasta, hankinnoista ja viestinnästä.

Korte korosti sitä, että hankinnan valmistelu on se vaihe, jolloin tulevan tarjouskilpailun sisältöön pystytään vaikuttamaan vielä merkittävästi, kun taas tarjouskilpailu on se vaihe, jolloin tarjouskilpailun sisältöön ei voida tehdä kuin vähäisiä muutoksia. Näin ollen hankinnasta kiinnostuneen yrityksen kannattaa olla aktiivinen erityisesti valmisteluvaiheessa.

Hämeenlinnan kaupungin hankintapäällikkö Aapo Korte painotti sitä, että on tärkeää panostaa hankinnan valmisteluun. Tämä ei koske pelkästään hankintayksiköitä, vaan myös julkisista hankinnoista kiinnostuneita yrityksiä.

Esityksessä myös kerrottiin, että Hämeenlinnan hankinnoista on saatavissa tietoa etukäteen. HILMA-ilmoituskanavassa ja tässä blogissa julkaistaan tietopyyntöjä, joihin yrityksen kannattaa vastata, jos kyseinen hankinta kiinnostaa. Kaupungin verkkosivuilla on Hankintasopimuskooste; jos sopimuskausi on päättymässä lähitulevaisuudessa, kannattaa yrityksen olla yhteydessä ko. hankintakategorian yhteyshenkilöön (yhteyshenkilöt löytyvät samaiselta verkkosivulta).

Kaupunginhallituksen ja lautakuntien hyväksymistä hankintasuunnitelmista tulee yhteenveto kaupungin verkkosivuille alkuvuodesta. Erityisesti talonrakennus- ja kunnallistekniikan investoinneista sekä irtaimen omaisuuden investoinneista kiinnostuneiden kannattaa katsoa ne talousarviosta.

Hankintapäällikkö Aapo Korte kehotti tutustumaan julkisen hankinnan pelisääntöihin. Niihin tutustumisen voi aloittaa esimerkiksi kaupungin laatimasta ohjeesta (ohjeen löydät tämän verkkosivun alusta), joka auttaa välttämään tyypillisimmät virheet, jotka usein johtavat tarjouksen poissulkemiseen. Koska julkisia hankintoja toteutetaan lakiin ja hankintayksiköiden laatimiin sääntöihin perustuen, on ne syytä tuntea ennen tarjouksen tekemistä.

Hämeenlinnan hankintatreffeillä otettiin myös rautalanka avuksi. Näillä neljällä keskeisellä ohjeella yrityksen pitäisi pystyä välttämään julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa sellaiset virheet, joihin ei kannata ainakaan sortua.

Elinvoimasta, hankinnoista ja viestinnästä todettiin yhteenvetona, että hankinnoilla voidaan osittain lisätä elinvoimaa, mutta hankintayksikkö ei saa suosia yhtäkään tarjoajaa. Siksi viestintä nousee arvoon arvaamattomaan. Viestinnän tulee olla molemminpuolista (yritys ei voi jäädä odottamaan kauppaa ”neljän seinän sisälle”) ja sen tulee keskittyä erityisesti hankinnan valmisteluvaiheeseen, koska silloin on paras mahdollisuus vaikuttaa asioihin.

Koulukuljetukset Hauholla Eteläisten alueella (kohde H2)

Kansallinen ennakkoilmoitus / markkinakartoitus HILMA-ilmoituskanavassa.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Palmia jatkaa yhteistyötä Hämeenlinnan kaupungin kanssa ateria- ja siivouspalveluissa

Palmia jatkaa ateria-, siivous- ja käyttäjäpalvelujen tuottajana Hämeenlinnan läntisen kantakaupungin sekä Hauhon, Lammin ja Tuuloksen alueella. Palvelukohteita on yhteensä kolmisenkymmentä ja niihin kuuluu muun muassa kouluja, päiväkoteja, monitoimitiloja ja kirjastoja.

Palvelukokonaisuuteen haettiin kilpailutuksella kumppania, jonka kanssa voidaan toimia hyvässä yhteistyössä ja -hengessä koko sopimuskauden ajan. Tavoitteena on, että loppukäyttäjät kokevat palvelun toimivana. Ateriapalveluiden osalta hankinnan tavoitteena on kohtuuhintainen maistuva ja ravitseva ruoka siten, että ruokailijat saadaan syömään hyvin ja hävikkiä on mahdollisimman vähän. Siivous- ja käyttäjäpalveluiden osalta hankinnan tavoitteena on kohtuuhintainen, toimiva ja riittävä palvelu.

Uusi sopimus koskee muun muassa Lammilla sijaitsevan Konnarin koulun ateria-, siivous- ja käyttäjäpalveluita. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Hämeenlinnan kaupungin hankintapäällikkö Aapo Korte pitää kilpailutusta onnistuneena: ”Tarjouskilpailun valmisteluun panostettiin, mikä näkyi muun muassa alan toimijoiden kanssa käytyinä useina vuoropuheluina. Vuoropuhelut käytiin erittäin hyvässä hengessä ja vaikka vain yksi yritys voi voittaa kilpailutuksen, uskon, että vuoropuhelut hyödyttivät kaikkia niihin osallistuneita.”

Uusi sopimus Palmian kanssa allekirjoitettiin lokakuussa. Sopimuskausi alkoi 1. elokuuta ja se on kestoltaan neljä vuotta sisältäen lisäksi neljän vuoden option.

Hämeenlinnan kaupungilla on useita dynaamisia hankintoja, joihin pääsee mukaan melkein milloin tahansa

Olet ehkä tottunut tarjouskilpailuihin, joissa kilpailun hävinneet joutuvat odottamaan seuraavaa kilpailutusta useamman vuoden. Tai olet pahimmillaan jättänyt tarjouksen myöhässä, jolloin tarjouksesi on suljettu pois tarjouskilpailusta ja joudut odottamaan seuraavaa kilpailutusta useamman vuoden.

Dynaamiset hankinnat ovat tästä poikkeus, koska niihin pääsee mukaan melkein milloin tahansa. Kannattaa kuitenkin muistaa, että hyväksytyksi palveluntuottajaksi pääseminen ei vielä tarkoita sitä, että yritykseltäsi tehtäisiin tilauksia.

Dynaamisia hankintoja on pääasiassa kahdenlaisia: dynaaminen hankintajärjestelmä, joka on hankintalain mukainen menettely, sekä dynaaminen pienhankinta, joka on kevyempi nimenomaan pienhankintoihin tarkoitettu menettely.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Kiinnostaisiko yritystäsi jokin seuraavista dynaamisista hankinnoista?

Osoitteessa https://hankintasampo.fi/tyollisyyspalvelut/ on useita työllisyyspalvelujen ja muita dynaamisia pienhankintoja. Työllisyyspalvelujen hankintoja ovat Työhön paluun tueksi -palvelu (yritykset + 3. sektori), Koutsi -palvelu 2023, Yrittäjän asenne -palvelu 2023, Siisti koti 2023 ja Duunissa oppien -palvelu. Työnohjauspalveluita koskien osallistumishakemuksia voi jättää elokuuhun 2024 saakka. Video- ja valokuvauspalveluita koskien osallistumishakemuksia voi jättää heinäkuuhun 2024 saakka.

Osoitteesta https://tarjouspalvelu.fi/hameenlinna löytyy puolestaan henkilökuljetusten (ns. ylivuotoajoneuvot) dynaaminen hankintajärjestelmä. Siinä hankintavaihe kestää joulukuuhun 2029 saakka ja saman ajan on mahdollista jättää osallistumishakemuksia. Henkilökuljetukset, joita ei saada muuta kautta hoidettua, kilpailutetaan järjestelmän sisällä hyväksytyn osallistumishakemuksen jättäneiden liikenteenharjoittajien kesken.

Kertaus on opintojen äiti – Mistä löydän tietoa Hämeenlinnan ja muun Kanta-Hämeen hankinnoista?

Paitsi että löydät tietoa Hämeenlinnan ja muun Kanta-Hämeen hankinnoista tästä blogista, löydät sitä myös monesta muusta paikasta. Tästä blogista löydät tietoa erityisesti tulossa olevista hankinnoista.

Aulanko on yksi vierailemisen arvoisista paikoista Hämeenlinnassa. Erityisesti Aulangon näkötornista avautuva maisema on jotain, mitä ei pääse missä tahansa kokemaan. Kaupungin matkailutarjonnasta löydät tietoa Hämeenlinnan verkkosivuilta; kuten myös siitä, miksi yrityksesi kannattaa sijoittautua Hämeenlinnaan. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Käynnissä olevat tarjouskilpailut

HILMA-ilmoituskanavasta kaupungin hankintoja voi etsiä käyttämällä hakukentässä hakusanaa Hämeenlinna. Työllisyyspalveluiden ja muut mahdolliset dynaamiset pienhankinnat ovat TyöllisyysSampo-portaalissa. Muut pienhankinnat sekä EU- ja kansalliset hankinnat ovat Tarjouspalvelu-portaalissa.

Muun Kanta-Hämeen julkisia hankintoja voi vastaavalla tavalla etsiä HILMAsta. Kannattaa myös hyödyntää tämän blogin oikeassa laidassa olevia linkkejä, erityisesti otsikoiden ”Kanta-Hämeen muiden hankintayksiköiden hankintoja” ja ”Muita tarjouskilpailuja” alta löytyviä linkkejä. Myös Julkiset hankinnat Häme -sivustolla (klikkaa ylälaidasta Avoimia hankintoja) on tietoa Kanta-Hämeen hankintayksiköiden hankinnoista.

www.hameenlinna.fi/hankinnat/

Kaupungin verkkosivuilla on yleistä tietoa hankinnoista, kuten hankintakategoriat yhteyshenkilöineen ja Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohje.

Hämeenlinnassa ymmärretään, että hyvään hankintaan tarvitaan hyvät perustukset! Siksi kaupungin hankinnoissa panostetaan sopimuskauden lisäksi erityisesti hankinnan valmisteluun ja vuoropuheluun. Valmistelussa ja vuoropuhelussa tärkeä merkitys on yrityksillä, jotka arvostavat rehellistä ja avointa vuoropuhelua hankintayksikön kanssa, jotka nauttivat kilpailusta ja jotka haluavat edustaa oman alansa huippua. Viimeksi kaupunki on julkaissut tietopyynnön työsuhdepolkupyöristä. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Talousarvio ja hankintasuunnitelmat

Talousarviosta kannattaa etsiä erityisesti tulevia talonrakennus- ja kunnallistekniikan investointeja sekä irtaimen omaisuuden investointeja. Kaupunginhallituksessa ja lautakunnissa käsitellään vuosittain EU- ja kansallisia hankintoja koskevat hankintasuunnitelmat. Talousarvio löytyy kaupungin verkkosivuilta ja yhteenveto hankintasuunnitelmista lisätään aina alkuvuonna osoitteeseen www.hameenlinna.fi/hankinnat/.

Hämeenlinnan kaupungin hankinnoissa kokeillaan myös esimerkiksi erilaisia hankintamenettelyjä. Henkilökuljetusten (ns. ylivuotoajoneuvot) dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) hankintavaihe on parhaillaan käynnissä. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Työsuhdepolkupyörät

Kansallinen ennakkoilmoitus / markkinakartoitus HILMA-ilmoituskanavassa.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Rautalankaohje tarjoajille #3

Julkisten hankintojen luonteen vuoksi on tärkeää, että tarjoajat ymmärtävät, miten julkiseen hankintaan tulee tarjota. Tästä syystä tässä blogissa kerrotaan tarjoajille rautalankaohjeita tarjoamiseen, yksi ohje kerrallaan. Vaikka nämä ohjeet tuntuvat itsestäänselvyyksiltä, ne eivät valitettavasti sitä ole; liian usein tarjouksia joudutaan sulkemaan pois tarjouskilpailuista syistä, jotka olisivat olleet vältettävissä rautalankaohjeilla. Pyyntö tarjoajille: toimikaa näiden ohjeiden mukaisesti, sillä se on kaikkien etu!

Rautalankaohje #1 löytyy täältä. Rautalankaohje #4 löytyy täältä. Rautalankaohje #7 löytyy täältä. Rautalankaohjeet #2, #5-6 ja #8 ovat tulossa blogiin myöhemmin.

Älä jätä täyttämättä hintakohtia!

Yksi varmin tapa tulla poissuljetuksi julkisten hankintojen tarjouskilpailussa on jättää pakollinen hintakohta tyhjäksi. Saatat kysyä, että minkä ihmeen takia. Siksi, että julkisissa hankinnoissa yksi keskeinen periaate on tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu, joka ei toteudu, jos osa tarjoajista saa ilmoittaa tarjoushintoja tarjousten jättämisen määräajan jälkeen.

Verrataan tilannetta vaikkapa kouluajan pääsykokeeseen, jossa on matematiikan tehtäviä. Jos huomaat pääsykoetilaisuuden jälkeen, että sinulta jäi yksi lasku laskematta, niin et pääse sitä enää myöhemmin laskemaan. Sama koskee tarjouksen puutteellista hinnoittelua.

Jos puuttuva pakollinen hintakohta annettaisiin täydentää myöhemmin, olisi kyse tarjouksen kielletystä parantamisesta. Ole siis tarkkana siinä, että täytät jokaisen hintakohdan. Joskus toki tarjouskilpailussa voi olla vapaaehtoisia hintakohtia, mutta harvemmin. Jos kyseessä on sellainen pakollinen hintakohta, johon on mahdollista tarjota 0-hinta, niin silloin hintakohtaan tulee kirjoittaa luku nolla (tyhjä hintakohta ei tarkoita automaattisesti 0-hintaa).

Mitä jos en tiedä, onko hintakohta pakollinen vai vapaaehtoinen? Viitaten rautalankaohjeeseen #4 älä oleta mitään, vaan kysy asiaa hankintayksiköltä. Se on kaikkien etu!

Liikenteenharjoittajien kannattaa osallistua henkilökuljetusten (ns. ylivuotoajoneuvot) dynaamiseen hankintajärjestelmään

Dynaaminen hankintajärjestelmä saattaa kuulostaa oudolta, joten siksi avaamme tässä lyhyesti sitä, mistä oikein on kyse. Huomioithan liikenteenharjoittaja, että jos yritystäsi ei hyväksytä ko. järjestelmään ja kaupunki esimerkiksi (kyseessä kuvitteellinen esimerkki) kilpailuttaisi ensi vuonna järjestelmän kautta viiden oppilaan kuljetuksen yhdeksi lukuvuodeksi Tuuloksesta Renkoon ja takaisin, niin et voi saada ollenkaan tarjouspyyntöä.

Dynaaminen hankintajärjestelmä, josta käytetään myös nimitystä DPS, lyhyesti:

• Liikenteenharjoittaja jättää osallistumishakemuksen Tarjouspalvelu-portaalin kautta
• Järjestelmässä on perustamisvaihe ja hankintavaihe; järjestelmän sisäiset kilpailutukset tapahtuvat hankintavaiheessa
• Hankintavaiheessakin voi jättää osallistumishakemuksen eli mukaan voi päästä ns. kesken kaiken myös uusia liikenteenharjoittajia
• Jos liikenteenharjoittaja täyttää vaatimukset, liikenteenharjoittaja on mukana ns. palveluntuottajalistauksessa
• Jos hankintavaiheessa tarvitaan henkilökuljetus, josta ei ole sopimusta ja jota ei muuta kautta kilpailuteta, se kilpailutetaan lähtökohtaisesti järjestelmän sisäisenä kilpailutuksena (tarjouspyynnön saavat palveluntuottajalistauksessa mukana olevat liikenteenharjoittajat)
• Esimerkiksi tarjottavat hinnat ja tarjottava kalusto ilmoitetaan vasta järjestelmän sisäisessä kilpailutuksessa; myös sopimus tehdään vasta sisäisen kilpailutuksen perusteella

Ethän jätä tekemättä osallistumishakemusta vain siksi, että dynaaminen hankintajärjestelmä kuulostaa ”sanahirviöltä”.

Dynaamisen hankintajärjestelmän etuja puitejärjestelyyn verrattuna on muun muassa, että järjestelmään pääsee mukaan uusia toimijoita periaatteessa milloin tahansa ja että järjestelmä voi olla pidempikestoisempi kuin neljä vuotta. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Lue myös aiempi teksti henkilökuljetusten (ns. ylivuotoajoneuvot) dynaamisesta hankintajärjestelmästä.

Rautalankaohje tarjoajille #4

Julkisten hankintojen luonteen vuoksi on tärkeää, että tarjoajat ymmärtävät, miten julkiseen hankintaan tulee tarjota. Tästä syystä tässä blogissa kerrotaan tarjoajille rautalankaohjeita tarjoamiseen, yksi ohje kerrallaan. Vaikka nämä ohjeet tuntuvat itsestäänselvyyksiltä, ne eivät valitettavasti sitä ole; liian usein tarjouksia joudutaan sulkemaan pois tarjouskilpailuista syistä, jotka olisivat olleet vältettävissä rautalankaohjeilla. Pyyntö tarjoajille: toimikaa näiden ohjeiden mukaisesti, sillä se on kaikkien etu!

Rautalankaohje #1 löytyy täältä. Rautalankaohje #7 löytyy täältä. Rautalankaohjeet #2-3, #5-6 ja #8 ovat tulossa blogiin myöhemmin.

Älä oleta mitään – älä tee omia tulkintoja!

Julkisissa hankinnoissa ei pidä lähteä tekemään olettamuksia eikä omia tulkintoja. Et voi esimerkiksi olettaa, että jos jokin asia on kerrottu hankinta-asiakirjoissa epäselvästi, mutta se on kerrottu selvästi muissa vastaavissa tarjouskilpailuissa, niin se pätee epäselvästi ilmaistussa hankinnassakin. Jokainen tarjouskilpailu on oma hankintansa ja silloin siinä pätevät vain kyseistä kilpailutusta koskevat asiakirjat.

Ole tarkkana siinä, että ennen kuin lähdet tarjousta tekemään, luet kaikki asiakirjat läpi alusta loppuun. Pahimmillaan olet olettanut jonkin ehdon olevan alalle tyypillinen, mutta ehto löytyykin hankinta-asiakirjoista toisenlaisella sisällöllä; tällöin kyseeseen voi tulla jopa tarjouksen poissulkeminen.

Eli lue aluksi asiakirjat läpi, mieluummin useampaan kertaan. Mikäli huomaat sen jälkeen, että jotain asiaa ei ole ilmaistu yksiselitteisesti tarjouspyyntöasiakirjoissa, niin älä lähde tekemään olettamuksia äläkä omia tulkintoja, vaan ota asiasta selvää. On sekä tarjoajan että Hämeenlinnan kaupungin (tai muun hankintayksikön) etu, että tarjoaja esittää kysymyksiä epäselvistä asioista. Tarjouspyynnöissä on tyypillisesti määräaika kysymysten esittämiselle. Tarjoajan omat tulkinnat asioista voivat huonoimmassa tapauksessa johtaa siihen, että tarjous on tarjouspyynnön vastainen.