Rautalankaohje tarjoajille #3

Julkisten hankintojen luonteen vuoksi on tärkeää, että tarjoajat ymmärtävät, miten julkiseen hankintaan tulee tarjota. Tästä syystä tässä blogissa kerrotaan tarjoajille rautalankaohjeita tarjoamiseen, yksi ohje kerrallaan. Vaikka nämä ohjeet tuntuvat itsestäänselvyyksiltä, ne eivät valitettavasti sitä ole; liian usein tarjouksia joudutaan sulkemaan pois tarjouskilpailuista syistä, jotka olisivat olleet vältettävissä rautalankaohjeilla. Pyyntö tarjoajille: toimikaa näiden ohjeiden mukaisesti, sillä se on kaikkien etu!

Rautalankaohje #1 löytyy täältä. Rautalankaohje #4 löytyy täältä. Rautalankaohje #7 löytyy täältä. Rautalankaohjeet #2, #5-6 ja #8 ovat tulossa blogiin myöhemmin.

Älä jätä täyttämättä hintakohtia!

Yksi varmin tapa tulla poissuljetuksi julkisten hankintojen tarjouskilpailussa on jättää pakollinen hintakohta tyhjäksi. Saatat kysyä, että minkä ihmeen takia. Siksi, että julkisissa hankinnoissa yksi keskeinen periaate on tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu, joka ei toteudu, jos osa tarjoajista saa ilmoittaa tarjoushintoja tarjousten jättämisen määräajan jälkeen.

Verrataan tilannetta vaikkapa kouluajan pääsykokeeseen, jossa on matematiikan tehtäviä. Jos huomaat pääsykoetilaisuuden jälkeen, että sinulta jäi yksi lasku laskematta, niin et pääse sitä enää myöhemmin laskemaan. Sama koskee tarjouksen puutteellista hinnoittelua.

Jos puuttuva pakollinen hintakohta annettaisiin täydentää myöhemmin, olisi kyse tarjouksen kielletystä parantamisesta. Ole siis tarkkana siinä, että täytät jokaisen hintakohdan. Joskus toki tarjouskilpailussa voi olla vapaaehtoisia hintakohtia, mutta harvemmin. Jos kyseessä on sellainen pakollinen hintakohta, johon on mahdollista tarjota 0-hinta, niin silloin hintakohtaan tulee kirjoittaa luku nolla (tyhjä hintakohta ei tarkoita automaattisesti 0-hintaa).

Mitä jos en tiedä, onko hintakohta pakollinen vai vapaaehtoinen? Viitaten rautalankaohjeeseen #4 älä oleta mitään, vaan kysy asiaa hankintayksiköltä. Se on kaikkien etu!

Liikenteenharjoittajien kannattaa osallistua henkilökuljetusten (ns. ylivuotoajoneuvot) dynaamiseen hankintajärjestelmään

Dynaaminen hankintajärjestelmä saattaa kuulostaa oudolta, joten siksi avaamme tässä lyhyesti sitä, mistä oikein on kyse. Huomioithan liikenteenharjoittaja, että jos yritystäsi ei hyväksytä ko. järjestelmään ja kaupunki esimerkiksi (kyseessä kuvitteellinen esimerkki) kilpailuttaisi ensi vuonna järjestelmän kautta viiden oppilaan kuljetuksen yhdeksi lukuvuodeksi Tuuloksesta Renkoon ja takaisin, niin et voi saada ollenkaan tarjouspyyntöä.

Dynaaminen hankintajärjestelmä, josta käytetään myös nimitystä DPS, lyhyesti:

• Liikenteenharjoittaja jättää osallistumishakemuksen Tarjouspalvelu-portaalin kautta
• Järjestelmässä on perustamisvaihe ja hankintavaihe; järjestelmän sisäiset kilpailutukset tapahtuvat hankintavaiheessa
• Hankintavaiheessakin voi jättää osallistumishakemuksen eli mukaan voi päästä ns. kesken kaiken myös uusia liikenteenharjoittajia
• Jos liikenteenharjoittaja täyttää vaatimukset, liikenteenharjoittaja on mukana ns. palveluntuottajalistauksessa
• Jos hankintavaiheessa tarvitaan henkilökuljetus, josta ei ole sopimusta ja jota ei muuta kautta kilpailuteta, se kilpailutetaan lähtökohtaisesti järjestelmän sisäisenä kilpailutuksena (tarjouspyynnön saavat palveluntuottajalistauksessa mukana olevat liikenteenharjoittajat)
• Esimerkiksi tarjottavat hinnat ja tarjottava kalusto ilmoitetaan vasta järjestelmän sisäisessä kilpailutuksessa; myös sopimus tehdään vasta sisäisen kilpailutuksen perusteella

Ethän jätä tekemättä osallistumishakemusta vain siksi, että dynaaminen hankintajärjestelmä kuulostaa ”sanahirviöltä”.

Dynaamisen hankintajärjestelmän etuja puitejärjestelyyn verrattuna on muun muassa, että järjestelmään pääsee mukaan uusia toimijoita periaatteessa milloin tahansa ja että järjestelmä voi olla pidempikestoisempi kuin neljä vuotta. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Lue myös aiempi teksti henkilökuljetusten (ns. ylivuotoajoneuvot) dynaamisesta hankintajärjestelmästä.

Rautalankaohje tarjoajille #4

Julkisten hankintojen luonteen vuoksi on tärkeää, että tarjoajat ymmärtävät, miten julkiseen hankintaan tulee tarjota. Tästä syystä tässä blogissa kerrotaan tarjoajille rautalankaohjeita tarjoamiseen, yksi ohje kerrallaan. Vaikka nämä ohjeet tuntuvat itsestäänselvyyksiltä, ne eivät valitettavasti sitä ole; liian usein tarjouksia joudutaan sulkemaan pois tarjouskilpailuista syistä, jotka olisivat olleet vältettävissä rautalankaohjeilla. Pyyntö tarjoajille: toimikaa näiden ohjeiden mukaisesti, sillä se on kaikkien etu!

Rautalankaohje #1 löytyy täältä. Rautalankaohje #7 löytyy täältä. Rautalankaohjeet #2-3, #5-6 ja #8 ovat tulossa blogiin myöhemmin.

Älä oleta mitään – älä tee omia tulkintoja!

Julkisissa hankinnoissa ei pidä lähteä tekemään olettamuksia eikä omia tulkintoja. Et voi esimerkiksi olettaa, että jos jokin asia on kerrottu hankinta-asiakirjoissa epäselvästi, mutta se on kerrottu selvästi muissa vastaavissa tarjouskilpailuissa, niin se pätee epäselvästi ilmaistussa hankinnassakin. Jokainen tarjouskilpailu on oma hankintansa ja silloin siinä pätevät vain kyseistä kilpailutusta koskevat asiakirjat.

Ole tarkkana siinä, että ennen kuin lähdet tarjousta tekemään, luet kaikki asiakirjat läpi alusta loppuun. Pahimmillaan olet olettanut jonkin ehdon olevan alalle tyypillinen, mutta ehto löytyykin hankinta-asiakirjoista toisenlaisella sisällöllä; tällöin kyseeseen voi tulla jopa tarjouksen poissulkeminen.

Eli lue aluksi asiakirjat läpi, mieluummin useampaan kertaan. Mikäli huomaat sen jälkeen, että jotain asiaa ei ole ilmaistu yksiselitteisesti tarjouspyyntöasiakirjoissa, niin älä lähde tekemään olettamuksia äläkä omia tulkintoja, vaan ota asiasta selvää. On sekä tarjoajan että Hämeenlinnan kaupungin (tai muun hankintayksikön) etu, että tarjoaja esittää kysymyksiä epäselvistä asioista. Tarjouspyynnöissä on tyypillisesti määräaika kysymysten esittämiselle. Tarjoajan omat tulkinnat asioista voivat huonoimmassa tapauksessa johtaa siihen, että tarjous on tarjouspyynnön vastainen.

Hämeenlinnan ruoka-avun kylmäjakeluketjun hankinta

Kansallinen ennakkoilmoitus / markkinakartoitus HILMA-ilmoituskanavassa.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Nähdään Hämeenlinnan hankintatreffeillä 26.10.!

Hämeenlinnan hankintatreffit järjestetään Raatihuoneella (Raatihuoneenkatu 15) torstaina 26. lokakuuta klo 8-9.30. Tilaisuuden järjestävät yhdessä Hämeenlinnan kaupunki, Hämeenlinnan Yrittäjät ja Hämeen Yrittäjät.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Ohjelma:

Klo 8.00 Kahvitarjoilu

Klo 8.15 Tilaisuuden avaus: Niklas Lähteenmäki, elinvoimajohtaja, Hämeenlinnan kaupunki

Esittäytyminen / verkostoituminen

Elinvoima, hankinnat ja viestintä: Aapo Korte, hankintapäällikkö, Hämeenlinnan kaupunki

Hämeen Yrittäjät yrittäjien ja kuntien kumppanina: Juha Haukka, toimitusjohtaja, Hämeen Yrittäjät

Tarjoilun vuoksi sitovat ilmoittautumiset 17.10. mennessä.