torstai 29. marraskuuta 2018

Hankinta- ja sopimusohje 1.1.2019 alkaen



Hämeenlinnan kaupunginhallitus hyväksyi kokouksessaan 29.10. Hankinta- ja sopimusohjeen, joka tulee voimaan 1.1.2019 alkaen. Nyt hyväksytty ohje korvaa kaupungin osalta Hämeenlinnan seudun kuntien ja kuntayhteisöjen yleiset hankintaohjeet.

Hankinta- ja sopimusohje on kaupungin verkkosivuilla: www.hameenlinna.fi/hankinnat/.

Uusi Hankinta- ja sopimusohje korostaa erityisesti muun muassa vuoropuhelun tärkeyttä. Vuoropuhelu on ennen virallisen tarjouskilpailun järjestämistä potentiaalisten tarjoajien kanssa käytävää keskustelua. Kuvaa klikkaamalla saat sen aukeamaan suurempana.

Hankinta- ja sopimusohje on asiakirja, jonka mukaisesti Hämeenlinnan kaupungin hankinnat toteutetaan ja hankintasopimukset laaditaan. Ohjeen lisäksi noudatetaan kaupungin hallintosäännössä sekä mahdollisesti muissa kaupungin säännöissä olevia hankintoja ja hankintasopimuksia koskevia velvoitteita. EU- ja kansallisissa hankinnoissa noudatetaan joka tapauksessa hankintalainsäädäntöä.

Hankinta- ja sopimusohjetta tulee noudattaa myös soveltuvin osin niissä kaupungin tytäryhteisöissä, jotka ovat hankintalainsäädännössä tarkoitettuja hankintayksiköitä, ja niissä erillisissä hankkeissa, joissa tilaajana on kaupunki ja joissa tulee noudattaa hankintalainsäädäntöä. Erillisissä hankkeissa on huomioitava lisäksi rahoittajatahon ohjeet.

EU- ja kansalliset kynnysarvot tulevat hankintalaista. Suorahankintarajat hankintayksikkö määrittelee itse. Kuvassa olevat suorahankintarajat tulevat voimaan 1.1.2019. Kuvaa klikkaamalla saat sen aukeamaan suurempana.

Hankinta- ja sopimusohjeella on monta tavoitetta, joista keskeisimpiä ovat kaupungin hankinta- ja sopimusprosessin yhtenäistäminen, hankintojen ja hankintasopimusten merkityksen ymmärtäminen sekä panostaminen hankintojen viestintään ja ennakointiin, erityisesti vuoropuheluihin ja paikallisen yrityskentän kanssa käytävään keskusteluun.

Määritelmiä


Koska julkisten hankintojen sanasto voi olla monelle vierasta, on Hankinta- ja sopimusohjeen yhdessä liitteessä avattu ohjeeseen liittyviä keskeisiä määritelmiä. Ohjeessa olevat määritelmät ovat alla.

ENNAKOITU ARVO
Arvo, jonka perusteella määräytyy se, onko hankinta EU-hankinta, kansallinen hankinta vai pienhankinta. Hankinnan ennakoidun arvon laskentaan on tarkat säännöt hankintalainsäädännössä. Ennakoitu arvo lasketaan tavallisesti useammalta vuodelta.

EU-KYNNYSARVON YLITTÄVÄ HANKINTA / EU-HANKINTA
Hankinta, jonka ennakoitu arvo on vähintään hankintalaissa tai erityisalojen hankintalaissa ilmoitetun EU-kynnysarvon suuruinen. EU-kynnysarvot vahvistetaan kahden vuoden välein. Hankinta, josta julkaistaan ilmoitus HILMA-ilmoituskanavassa ja sieltä ilmoitus lähetetään julkaistavaksi Euroopan unionin virallisessa lehdessä (EUVL).

EUROOPAN UNIONIN VIRALLINEN LEHTI / EUVL
EU-hankinnat sekä sosiaali- ja terveyspalvelujen ja muiden erityisten palvelujen kansalliset hankinnat ja kansalliset käyttöoikeussopimukset ilmoitetaan Euroopan unionin virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa. Täydennysosan verkkoversio on TED (Tenders Electronic Daily), joka on osoitteessa http://ted.europa.eu.

HILMA-ILMOITUSKANAVA
Työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä sähköinen ilmoituskanava, jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoista. HILMA on osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi.

KANSALLISEN KYNNYSARVON YLITTÄVÄ HANKINTA / KANSALLINEN HANKINTA
Hankinta, jonka ennakoitu arvo on vähintään hankintalaissa ilmoitetun kansallisen kynnysarvon suuruinen, mutta alhaisempi kuin mahdollinen EU-kynnysarvo. Hankinta, josta julkaistaan ilmoitus HILMA-ilmoituskanavassa. Sosiaali- ja terveyspalveluissa, muissa erityisissä palveluissa sekä käyttöoikeussopimuksissa ilmoitus lähetetään HILMAsta julkaistavaksi Euroopan unionin virallisessa lehdessä (EUVL).

KILPAILUTUSJÄRJESTELMÄ / SÄHKÖINEN KILPAILUTUSJÄRJESTELMÄ
Sähköinen järjestelmä, jonka avulla hankintaprosessi voidaan toteuttaa sähköisesti sekä hankintayksikön puolelta että tarjoajien puolelta. EU-hankinnoissa sähköisen kilpailutusjärjestelmän tai vastaavan käyttö on ollut pakollista 18.10.2018 alkaen.

KÄYTTÖOIKEUSSOPIMUS
Käyttöoikeussopimus on joko käyttöoikeusurakka tai palveluja koskeva käyttöoikeussopimus. Käyttöoikeusurakalla tarkoitetaan taloudellista vastiketta vastaan tehtyä kirjallista sopimusta, jolla hankintayksikkö siirtää rakennusurakan toteuttamisen ja siihen liittyvän toiminnallisen riskin yhdelle tai usealle toimittajalle ja jossa siirtämisen vastikkeena on joko yksinomaan rakennettavan kohteen käyttöoikeus tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä. Palveluja koskevalla käyttöoikeussopimuksella tarkoitetaan taloudellista vastiketta vastaan tehtyä kirjallista sopimusta, jolla hankintayksikkö siirtää muiden kuin käyttöoikeusurakkaa koskevien palvelujen tarjoamisen ja hallinnoimisen sekä siihen liittyvän toiminnallisen riskin yhdelle tai usealle toimittajalle ja jossa siirtämisen vastikkeena on joko yksinomaan palvelujen käyttöoikeus tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä.

MUIDEN ERITYISTEN PALVELUJEN HANKINTA
Hankinta, jonka ennakoidusta arvosta yli puolet on hankintalain liitteen E kohtien 5-15 mukaista muuta erityistä palvelua. Muita erityisiä palveluja ovat esimerkiksi tietyt hotelli- ja ravintolapalvelut, tietyt oikeudelliset palvelut, tietyt tutkinta- ja turvallisuuspalvelut, tietyt postipalvelut sekä autonrenkaiden pinnoitus ja sepän palvelut.

PALVELUHANKINTA
Hankinta, jonka ennakoidusta arvosta yli puolet on palvelua.

PIENHANKINTA
Hankinta, jonka ennakoitu arvo alittaa hankintalaissa ilmoitetun kansallisen kynnysarvon tai erityisalojen hankintalaissa ilmoitetun EU-kynnysarvon. Hankinta, johon ei sovelleta hankintalainsäädäntöä. Hankinnassa noudatetaan hankintayksikön omaa hankintaohjetta ja julkisten hankintojen yleisiä periaatteita.

RAKENNUSURAKKAHANKINTA
Hankinta, jonka ennakoidusta arvosta yli puolet on rakennusurakkaa.

SIDOSYKSIKKÖ / IN HOUSE -YHTEISÖ
Yksikkö, jolta hankinta voidaan tehdä ilman kilpailutusta. Sidosyksiköllä tarkoitetaan hankintayksiköstä muodollisesti erillistä ja päätöksenteon kannalta itsenäistä yksikköä (esimerkiksi osakeyhtiö). Edellytyksenä on lisäksi, että hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa käyttää määräysvaltaa yksikköön samalla tavoin kuin omiin toimipaikkoihinsa ja että yksikkö toimii määräysvaltaa käyttävien hankintayksiköiden etujen mukaisesti. Hankintayksiköiden katsotaan yhdessä käyttävän määräysvaltaa yksikköön, jos yksikön toimielimet koostuvat kaikkien hankintayksiköiden edustajista ja hankintayksiköt voivat yhdessä käyttää ratkaisevaa päätösvaltaa yksikön strategisiin tavoitteisiin ja tärkeisiin päätöksiin. Yksikössä ei saa olla muiden kuin hankintayksiköiden pääomaa. Lisäksi hankintalaissa on tarkat rajat sille, kuinka paljon yksikkö voi harjoittaa liiketoiminnastaan muiden tahojen kuin niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on.

SOPIMUSHALLINTAJÄRJESTELMÄ / SÄHKÖINEN SOPIMUSHALLINTAJÄRJESTELMÄ
Sähköinen järjestelmä, jonka avulla hankintasopimuksia hallinnoidaan. Hankintasopimukset myös laaditaan järjestelmässä.

SOSIAALI- JA TERVEYSPALVELUJEN HANKINTA
Hankinta, jonka ennakoidusta arvosta yli puolet on hankintalain liitteen E kohtien 1-4 mukaista sosiaali- ja/tai terveyspalvelua.

SOVELTUVUUSVAATIMUKSET
Soveltuvuusvaatimukset ovat vaatimuksia, jotka liittyvät tarjoajan yleiseen kelpoisuuteen, eli niistä käytetään myös nimitystä kelpoisuusvaatimukset. Soveltuvuusvaatimuksia ovat esimerkiksi tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset, taloudellinen tilanne, vastuuvakuutus ja referenssit. Soveltuvuusvaatimuksia ei saa sekoittaa valinta- ja vertailuperusteisiin.

SUORAHANKINTA / SUORAHANKINTARAJA
Hankinta, joka tehdään ilman kilpailutusta. EU- ja kansallisissa hankinnoissa edellytykset suorahankinnalle ovat hankintalainsäädännössä ja edellytyksiä tulkitaan tiukasti. Pienhankinnoissa edellytykset suorahankinnalle ovat hankintayksikön omassa hankintaohjeessa. Hankintayksiköllä voi olla oma suorahankintaraja, jonka alle jäävät hankinnat voi tehdä kilpailuttamatta ilman erillisiä perusteita.

SUUNNITTELUKILPAILU
Menettely, jossa tuomaristo valitsee kilpailulla suunnitelman tai hankkeen, jonka hankintayksikkö voi hankkia. Kilpailuehdotuksia arvioidaan nimettömästi. Kilpailussa voidaan antaa palkintoja. Tyypillisesti arkkitehtuurikilpailu.

TAVARAHANKINTA
Hankinta, jonka ennakoidusta arvosta yli puolet on tavaraa.

VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET
Valintaperuste on se, että tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras. Vertailuperusteet ovat niitä tekijöitä, joiden perusteella ratkaistaan se, mikä on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Vertailuperusteilla tarkoitetaan hintaa ja laatutekijöitä, joita voivat olla esimerkiksi asiantuntijan osaaminen, takuuaika, toimitusaika ja huollon vasteaika. Vertailuperusteet määritellään hankinnan tavoitteiden pohjalta. Valinta- ja vertailuperusteet liittyvät suoraan hankinnan kohteeseen. Valinta- ja vertailuperusteita ei saa sekoittaa soveltuvuusvaatimuksiin.

Hämeenlinnan seudun henkilö- ja joukkoliikenteen käyttövoimaselvitys kilpailutuksessa


Hämeenlinnan kaupunki on julkaissut tarjouspyynnön koskien henkilö- ja joukkoliikenteen käyttövoimaselvitystä Hämeenlinnan seudulla. Selvityksessä tutkitaan erilaisten käyttövoimavaihtoehtojen vaikutuksia kustannusten eri osatekijöihin, joukkoliikennelinjastoon, joukkoliikenteen palvelutasoon ja kaupungin infraan.

Kyseessä on pienhankinta, jonka tarjouspyyntöasiakirjat ovat Tarjouspalvelu-portaalissa: https://tarjouspalvelu.fi/hameenlinna.

Kuva: Hämeenlinnan kuvapankki

perjantai 23. marraskuuta 2018

5000 kertaa kiitos!


Hankinnat ja Hämeenlinna -blogissa on nyt vierailtu jo yli 5000 kertaa (sivun näytöt yhteensä). Blogi perustettiin tammikuun lopulla 2018 eli melko tarkkaan kymmenen kuukautta sitten. Näin ollen blogissa on vierailtu keskimäärin 500 kertaa kuukaudessa.

Hämeenlinnan kaupungin hankintapalvelut-yksikön toiveena on, että varsinkin paikalliset pk-yritykset löytävät blogin, koska se on yksi merkittävä tapa lisätä viestintää hankinnoista yritysten suuntaan. Kerro Hankinnat ja Hämeenlinna -blogista muillekin.

Kiitos 5000 kertaa!

Tehdään Hämeenlinnasta Suomen paras julkinen hankkija yhteistyössä yritysten kanssa! Kuva: Hämeenlinnan kaupunki / viestintä.

keskiviikko 21. marraskuuta 2018

Ohjeet tarjoajille on uudistettu


Hämeenlinnan kaupungin ohjeistus tarjoajille on osittain uudistettu sähköisen kilpailutusjärjestelmän käyttöönoton myötä. Enää ei ole erillistä Näin täytät ESPD-lomakkeen -ohjetta. Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohjeeseen on lisätty tietoa Tarjouspalvelu- ja Pienhankintapalvelu-portaaleista sekä tilaajavastuulain mukaisista asiakirjoista. Ohjeen viimeisellä sivulla on EU-hankintojen tarjouskilpailuihin osallistuvia tarjoajia varten tietoa ESPD-lomakkeesta ja rikosrekisteriotteista.

Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohje löytyy täältä: www.hameenlinna.fi/hankinnat/.

Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohjeen uudistetussa versiossa on huomioitu Tarjouspalvelu- ja Pienhankintapalvelu-portaalit. Tarjoajien on hyvä tiedostaa se, että portaaleista löytyvät monipuoliset ohjeet ja käyttövinkit, joita kannattaa myös hyödyntää. Kuvaa klikkaamalla saat sen näkymään suurempana.

Sekä tarjoajien että Hämeenlinnan kaupungin etu on, että tarjouksia ei jouduttaisi sulkemaan pois tarjouskilpailuista, vaan että kaikki tarjoukset pääsisivät mukaan tarjousten vertailuun. On kuitenkin tilanteita, joissa hankintayksiköllä (esimerkiksi Hämeenlinnan kaupungilla) on velvollisuus sulkea tarjous pois tarjouskilpailusta. Erityisesti tällaisten tilanteiden välttämiseksi kaupunki on laatinut ohjeistuksen tarjoajille.

perjantai 16. marraskuuta 2018

Miten jätän tarjouksen Tarjouspalvelu-portaalissa?


Hämeenlinnan kaupungin tarjouskilpailuissa käytetään viimeistään 1.1.2019 alkaen sähköistä kilpailutusjärjestelmää. EU- ja kansallisten hankintojen tarjouskilpailut julkaistaan HILMA-ilmoituskanavan lisäksi Tarjouspalvelu-portaalissa, josta löytyvät hankinta-asiakirjat.

Tarjouspalvelu-portaali on osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/hameenlinna. Seuraavassa on ns. rautalankaohje tarjouksen tekemisestä portaalissa:
  1. Tarjoaja rekisteröityy portaaliin, minkä jälkeen tarjoaja pääsee kirjautumaan sisälle portaaliin
  2. Tarjoaja valitsee tarjouspyynnön, johon aikoo jättää tarjouksen
  3. Tarjouspyynnön tiivistelmä -välilehdellä tarjoaja näkee tiivistelmän tarjouspyynnöstä
  4. Koko tarjouspyyntö ja liitteet -välilehdellä tarjoaja näkee koko tarjouspyynnön ja kaikki tarjouspyynnön liitteet (tarjoajan vastuulla on lukea kaikki asiakirjat huolellisesti läpi)
  5. Kysymykset ja vastaukset -välilehdeltä tarjoajat näkevät tarjouskilpailusta esitetyt kysymykset vastauksineen siltä osin kuin hankintayksikkö on niihin vastannut (tarjoajan vastuulla on lukea kaikki kysymykset ja vastaukset huolellisesti läpi)
  6. Tarjoaja täyttää Soveltuvuusvaatimukset-välilehden ja lataa mahdollisesti vaaditut asiakirjat (EU-hankinnoissa Poissulkeminen ja soveltuvuus (ESPD) -välilehti)
  7. Tarjoaja täyttää Hankinnan kohteen tietojen syöttö -välilehden ja lataa mahdollisesti vaaditut asiakirjat
  8. Tarjoaja lähettää tarjouksen Tarjouksen lähetys -välilehdeltä (lähetetty tarjous sitoo tarjoajaa tarjousten avaamisen jälkeen) 

Tarjouspalvelu-portaaliin tarvitsee rekisteröityä vain kerran. Samalla käyttäjätunnuksella pystyy jättämään tarjouksia sekä Hämeenlinnan kaupungille että muille hankintayksiköille. Kuvakaappaus julkaistu Cloudia Oy:n luvalla.

HUOM! Muista lähettää tarjous ennen tarjousten jättämisen määräajan umpeutumista. Jos et ole täyttänyt kaikkia pakollisia tietoja, et pääse lähettämään tarjousta. Huolehdi, että saat portaalista kuittauksen tarjouksen lähettämisestä.

Tarjousta voi korjata niin kauan kuin tarjousaikaa on jäljellä! Jos et ole lähettänyt tarjousta, on se yhtä kuin myöhästynyt tarjous. Huomioi tarjousta laatiessasi Kysymykset ja vastaukset -välilehdellä ilmoitetut tiedot.

Tarjouspyyntö kiinteistönvälityspalveluista


Tarjouspyyntö kiinteistönvälityspalveluista on julkaistu. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat Tarjouspalvelu-portaalissa: https://tarjouspalvelu.fi/hameenlinna. Kansallinen hankintailmoitus on HILMA-ilmoituskanavassa täällä.

Kuva: Hämeenlinnan kuvapankki

Hämeenlinnan kaupunki pyrkii luopumaan sellaisista kiinteistöistä, jotka eivät olennaisesti kuulu uuden palvelurakenteen pohjalta kaupungin ydinpalveluihin. Hankinnan tavoitteena on löytää asiantunteva ja osaava kiinteistönvälityspalveluiden tuottaja, jonka avulla kaupunki saavuttaa pyrkimyksensä siten, että kiinteistöistä saadaan kaupungin näkökulmasta riittävä kauppahinta.

maanantai 12. marraskuuta 2018

Hämeenlinnan kaupunki ottanut käyttöön sähköisen kilpailutusjärjestelmän


Hämeenlinnan kaupunki on ottanut käyttöön sähköisen kilpailutusjärjestelmän, jolla kaupungin tarjouskilpailut toteutetaan viimeistään 1.1.2019 alkaen. Järjestelmätoimittaja on Cloudia Oy. Kilpailutusjärjestelmän avulla mm. yhtenäistetään kaupungin kilpailutusprosessia ja hankinta-asiakirjoja sekä helpotetaan tarjouksen tekemistä kaupungille.

EU- ja kansallisten hankintojen tarjouskilpailut tulevat löytymään Tarjouspalvelu-portaalista osoitteesta https://tarjouspalvelu.fi/hameenlinna.

Tarjouspalvelu-portaalissa on julkaistu jo yksi kaupungin tarjouspyyntö. Ohjeet ja käyttövinkit -kohdasta avautuu tarjoajille paljon hyödyllistä tietoa portaalin käytöstä. Kuvakaappaus julkaistu Cloudia Oy:n luvalla.

Pienhankintojen tarjouskilpailut tulevat löytymään Pienhankintapalvelu-portaalista osoitteesta https://pienhankintapalvelu.fi/hameenlinna.

Pienhankintapalvelu-portaalissa ovat ne tarjouskilpailut, joihin ei sovelleta hankintalainsäädäntöä. Ohjeet ja käyttövinkit -kohdasta avautuu tarjoajille paljon hyödyllistä tietoa portaalin käytöstä; Lue pikaohjeet -kohdasta löytyy ytimekäs ohje portaalin käytöstä. Kuvakaappaus julkaistu Cloudia Oy:n luvalla.

Jos yrityksellä on jo käyttäjätunnus Tarjouspalvelu- tai Pienhankintapalvelu-portaaliin, niin sama tunnus käy tarjousten tekemiseen sekä Hämeenlinnan kaupungille että muille hankintayksiköille. Jos yrityksellä ei ole vielä käyttäjätunnusta kumpaankaan portaaliin, niin yrityksen pitää ensin rekisteröityä palveluun (rekisteröityminen on veloituksetonta).

Tarjouspyyntö Toivu Työssä Liikkuen -hyvinvointivalmennuksesta


Tarjouspyyntö Toivu Työssä Liikkuen -hyvinvointivalmennuksesta on julkaistu. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat Tarjouspalvelu-portaalissa: https://tarjouspalvelu.fi/hameenlinna. Kansallinen hankintailmoitus on HILMA-ilmoituskanavassa täällä.

Kuva: Hämeenlinnan kuvapankki

Hankinnan tavoitteena on löytää osaava ja ammattitaitoinen sopimuskumppani, jonka avulla hyvinvointivalmennuksen tavoitteeseen päästään ja joka tekee tiivistä ja aktiivista yhteistyötä Hämeenlinnan kaupungin henkilöstöpalveluiden kanssa. Toivu Työssä Liikkuen -hyvinvointivalmennuksen tavoitteena on Hämeenlinnan kaupungin työntekijöiden kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin lisääminen sekä sairauspoissaolojen vähentäminen, sairauksien ennaltaehkäiseminen ja työurien pidentäminen.

Kaasut – Kaupunki mukana KL-Kuntahankintojen yhteishankintakilpailutuksessa


Hämeenlinnan kaupunki on mukana KL-Kuntahankinnat Oy:n seuraavassa yhteishankintakilpailutuksessa: kaasut 2018–2021.

Yhteishankintakilpailutuksen hankintailmoitus on HILMA-ilmoituskanavassa: www.hankintailmoitukset.fi/fi/notice/view/2018-022911.