Tiesitkö, että jos hankinnan tarkoituksena on ainutkertaisen taideteoksen tai taiteellisen esityksen luominen tai hankkiminen, ei hankintaa tarvitse kilpailuttaa? Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.
Hämeenlinnan kaupunki on laatinut tarjoajia varten ohjeen, jonka tarkoituksena on helpottaa tarjousten tekemistä kaupungin tarjouskilpailuihin. Ohjetta on nyt alkuvuodesta päivitetty.
On erittäin suositeltavaa, että jokainen toimija, joka harkitsee tarjouksen tekemistä kaupungille, lukee ohjeen ensin läpi. Siitä on varmasti hyötyä myös muiden hankintayksiköiden tarjouskilpailuissa.
Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohje löytyy verkkosivulta www.hameenlinna.fi/hankinnat/.
Ensimmäisessä luvussa kerrotaan, mitä julkiset hankinnat ovat ja miten ne jaotellaan. Toinen luku keskittyy kaupungin tarjouskilpailuihin ja niissä käytettäviin sähköisiin kilpailutusjärjestelmiin; huomionarvoista on, että muut pienhankinnat kuin dynaamiset ovat samassa tarjousportaalissa EU- ja kansallisten hankintojen kanssa. Erilaiset tietopyynnöt/markkinakartoitukset ja vuoropuhelut ovat nykyään tärkeä osa Hämeenlinnan hankintoja ja siksi tarjoajapuolen kannattaa niihin panostaa.
Kolmas luku tarjoaa käytännön ohjeita tarjoajille – vastaa niin kuin on kysytty ja vastaa siihen mitä on kysytty voi tuntua itsestäänselvältä, mutta valitettavasti se ei usein sitä ole. Kyseisessä luvussa kerrotaan myös tarjousten vaiheittaisesta arvioinnista, tilaajavastuulain mukaisista asiakirjoista sekä siitä, mitä voi tehdä tilanteessa, jossa omat rahkeet eivät riitä.
Kuulostaako tämäkin itsestäänselvältä? Voi olla, mutta neuvo kannattaa ottaa vakavasti, koska julkisissa hankinnoissa ei pidä jättää asioita viime hetkeen.
Neljäs ja viimeinen luku keskittyy EU-hankintoihin, joissa erityispiirteinä ovat ESPD-lomake eli yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja ja hankintamenettelyä koskevat rikosrekisteriotteet. Yhteishankintayksiköiden tarjouskilpailut ovat usein EU-hankintoja; niitä kannattaa seurata, koska Hämeenlinna ei kilpailuta kaikkea itse, vaan on mukana tarkoituksenmukaisissa yhteishankinnoissa.
Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohjeessa on alle 15 sivua, joten sen lukemiseen ei tuhraannu liikaa aikaa, ja lukemalla sen olet paljon valmiimpi tarjoamaan julkisiin hankintoihin.
Tarjousten arviointi tapahtuu vaiheittain. Jos tarjoaja ei ole soveltuva tai jos tarjous on tarjouspyynnön vastainen, ei tarjous pääse mukaan tarjousvertailuun. Soveltuvuudella tarkoitetaan tarjoajan yleisiä edellytyksiä, kuten tilaajavastuulain mukaisia velvoitteita, taloudellista tilannetta, vastuuvakuutusta ja referenssejä.
