perjantai 3. helmikuuta 2023

Hankinnat ja Hämeenlinna -blogi on väylä hyviin hankintoihin


Hämeenlinnan kaupungin hankintapalveluita on kehitetty viimeiset vuodet erittäin aktiivisesti. Yksi osa sitä on hankintojen viestinnän kehittäminen. Erityisesti Hankinnat ja Hämeenlinna -blogi on tullut tutuksi monelle paikalliselle yritykselle ja muillekin yrityksille.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Hankinnat ja Hämeenlinna -blogi (https://hmlhankinnat.blogspot.fi) perustettiin ennen kaikkea tiedotus- ja informaatiokanavaksi Hämeenlinnan kaupunkikonsernin hankinnoista kiinnostuneille yrityksille ja muille yhteisöille. Tammikuussa 2018 perustetussa blogissa on tähän mennessä ollut jo yli 45 000 näyttökertaa. Tekstejä on ilmestynyt jo yli 280.

Hankinnat ja Hämeenlinna kertoo kaupungin tulevista tarjouskilpailuista ennakoivasti, jolloin kiinnostuneilla toimijoilla on entistä parempi mahdollisuus osallistua hankintoja koskeviin infotilaisuuksiin ja vuoropuheluihin. Haluamme myös kertoa julkisista hankinnoista selkeästi ja kertoa esimerkiksi seikoista, joita ainakin täytyy ottaa huomioon tarjousta tehdessä. Vuoden 2023 ensimmäisissä teksteissä on kerrottu henkilökuljetusten kilpailutuksista, työllisyyspalveluiden dynaamisista pienhankinnoista sekä vuoden alussa kaupungin hankintatoimessa tapahtuneista muutoksista.

Paitsi että blogi on tärkeä Hämeenlinnan hankintojen ulkoinen viestintäkanava, se on myös tapa lisätä hankintojen avoimuutta. Blogista löytyvät linkit mm. kaupungin tarjouskilpailuihin, muiden hankintayksiköiden kilpailutuksiin ja tunnettujen yhteishankintayksiköiden verkkosivuille.

Suosituimmat tekstit ovat käsitelleet tilaajavastuulain mukaisia asiakirjoja, ateria- ja siivouspalveluiden kyselyä sekä yhteishankintayksiköitä.

Hankinnat ja Hämeenlinna on blogi Hämeenlinnan kaupungin hankinnoista ja hankintapalveluista sekä julkisten hankintojen maailmasta. Blogia ylläpitää kaupungin hankintapalvelut-yksikkö. Hankintojen kehittäminen on meillä jatkuva prosessi, ja siksi bloginkin sisältöä kehitetään koko ajan. Tähtäimessä on tehdä Hämeenlinnasta Suomen paras julkinen hankkija yhteistyössä yritysten kanssa.

keskiviikko 1. helmikuuta 2023

Talouspalveluiden vastuualueen tarvitsemien asiantuntijapalveluiden kilpailutusta suunnitellaan


Olemme tekemässä Hämeenlinnasta Suomen parasta julkista hankkijaa! Näin ollen haluamme, että tässä tietopyynnössä kuvattu mahdollinen tuleva hankintammekin tulee olemaan Suomen paras. Siihen tarvitsemme avuksi toimijoita, jotka arvostavat rehellistä ja avointa vuoropuhelua hankintayksikön kanssa, jotka nauttivat kilpailusta ja jotka haluavat edustaa oman alansa huippua.

Kaikki tässä tietopyynnössä olevat tiedot ovat alustavia, joten ne eivät sido Hämeenlinnan kaupunkia mitenkään.

Hankinnan alustava kuvaus


Hämeenlinnan kaupunki suunnittelee kilpailuttavansa talouspalveluiden vastuualueen tarvitsemat asiantuntijapalvelut, kuten yritysjärjestelyihin liittyvät asiantuntijatyöt ja hankintakonsultointi. Talouspalvelut koostuu seuraavista yksiköistä: talouspalvelut, omistajaohjaus, hankintapalvelut ja tarkastustoimi.

Tavoitteena on kilpailuttaa puitejärjestely, jolla helpotetaan asiantuntijatöiden hankkimista ja tilaamista. Tavoitteena on myös riittävä määrä asiantuntijoita, jotka ovat oman alansa huippuosaajia.

Kilpailutuksen perusteella asiantuntijapalveluja voisivat ostaa myös kaupungin konsernipalveluiden muut vastuualueet sekä toimialat, ja mahdollisesti myös kaupungin tytäryhteisöt.

Puitejärjestelyä käytettäisiin sellaisiin asiantuntijapalvelujen ostoihin, joita ei tilata kaupungin sidosyksiköiltä tai jonkin muun sopimuksen perusteella. Mahdollisen puitejärjestelyn sisältö tarkentuu hankinnan valmistelun edetessä.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Ilmoittautuminen


Hankinnasta kiinnostuneita toimijoita pyydetään ilmoittautumaan hankintayksikölle sähköpostilla osoitteeseen hankinnat(at)hameenlinna.fi 21.2.2023 mennessä. Sähköpostiviestissä pyydetään ilmoittamaan toimijan nimi ja Y-tunnus sekä yhteyshenkilö suorine yhteystietoineen. Toimija voi lisäksi toimittaa alustavia tietoja sen tarjoamista asiantuntijapalveluista. Viestin aiheeksi pyydetään laittamaan ASIANTUNTIJAPALVELUT.

Vaihtoehtoisesti tiedot voi toimittaa Tarjouspalvelu-portaalin kautta.

Hankintoja koskeva tietosuojaseloste löytyy kaupungin tietosuojaselosteiden joukosta.

Muut tiedot


Tämä ei ole tarjouspyyntö eikä hankintailmoitus, joten tämän tietopyynnön julkaisemisella ei aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun liittyvä tietopyyntö. Tämä tietopyyntö ei velvoita Hämeenlinnan kaupunkia toteuttamaan varsinaista hankintaa.

Hankinnan kohdetta ja aikataulua tarkennetaan myöhemmin, joten hankinnan kohde ja/tai aikataulu voi muuttua. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä tarjouskilpailuun osallistumista eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta millään tavoin tarjoajan asemaan tarjouskilpailussa. Hämeenlinnan kaupunki ei maksa korvausta tietopyyntöön vastaamisesta eikä markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun osallistumisesta.

sunnuntai 22. tammikuuta 2023

Muutoksia Hämeenlinnan kaupungin hankintatoimessa vuodesta 2023 alkaen


Hyvinvointialueuudistuksen (sote-uudistuksen) myötä myös Hämeenlinnan kaupungin hankintatoimessa on tapahtunut vuodenvaihteessa muutoksia. Alla kerrotaan keskeisimmät muutokset.

Kanta-Hämeen hyvinvointialue (Oma Häme) aloitti toimintansa 1.1.2023. Samalla Hämeenlinnan kaupungin organisaatiosta poistuivat sosiaali- ja terveystoimiala sekä Kanta-Hämeen pelastuslaitos. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Hankintatoimen ohjausryhmässä ovat sivistys- ja hyvinvointitoimialalta palvelusuunnittelija Outi Katajarinne, opetuspalvelujen vs. suunnittelija Leena Niemi-Ruuskanen, kulttuuripäällikkö Janne Nieminen, palveluohjauksen päällikkö Janne Orkola ja palvelusuunnittelija Matti Putkonen, kaupunkirakennetoimialalta joukkoliikennesuunnittelija Jukka Järvinen, yhdyskuntajohtaja Mikko Keränen ja rakennuttajainsinööri Antti Mustajärvi sekä konsernipalveluista elinvoimapäällikkö Launo Haapamäki, tietohallintojohtaja Jouni Jäkkö, hankintapäällikkö Aapo Korte, hankinta-asiantuntija Hilkka Luukkonen, hankintasihteeri Nina Pitkämäki, liiketoimintajohtaja Pauliina Rautiainen ja kokeilutoimiston johtaja Mira Sillanpää. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii hankintapäällikkö ja sihteerinä hankintasihteeri.

Hankintatoimen ohjausryhmän tehtävänä on mm. johtaa hankintatoimea ja siihen liittyvää kehitystyötä, tukea hankintapalvelut-yksikköä sen toiminnassa, edistää hyviä käytäntöjä hankinnoissa sekä toimia hankintoihin liittyvän informaation välittäjänä.

Kaupungin konsernipalveluiden hankintapalvelut-yksikön tehtävänä on mm. hankintojen koordinointi, ohjeistus ja kehittäminen. Toimialat ja konsernipalvelut vastaavat omien hankintojensa kilpailuttamisesta. Hankintapalvelut-yksikössä työskentelevät hankintapäällikkö, hankinta-asiantuntija ja hankintasihteeri.

Hankintakategorioiden osalta sivistys- ja hyvinvointitoimialan kategorioissa ei tapahdu muutoksia muuten kuin yhteyshenkilöiden osalta. Kaupunkirakennetoimialalla pääkategorioiden nimiä on muutettu ja ne ovat nyt Maankäytön ja infran suunnittelu, Yhdyskuntarakentaminen ja kunnossapito, Viranomaispalvelut sekä Tilapalvelut (kiinteistöt). Tilapalveluiden osalta palvelut on jaettu kiinteistönhoitoon ja muihin palveluihin. Sosiaali- ja terveystoimialan sekä pelastuslaitoksen kategorioita ei enää ole.

Talonrakennusurakat ovat merkittäviä hankintoja ja niitä on vuosittain useampia. Hämeenlinnan kaupungin talousarvion 2023 investointiosan mukaan niitä ovat tänä vuonna mm. Hämeenlinnan yhtenäiskoulun uudisrakennus, Myllymäen koulun kivikoulun ja puukoulun peruskorjaukset sekä kivikoulun laajennus, Ruununmyllyn kivikoulun peruskorjaus ja piha, ja rakennusten perusparannushankkeet. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Suurimmat muutokset ovat tapahtuneet pääkategoriassa Hallinto- ja tukipalvelut, joka koskee sekä konsernipalveluiden hankintoja että useamman toimialan hankintoja. Alakategoriat ovat ICT-tavarat ja -palvelut, tietojärjestelmät, kalusteet, toimistotarvikkeet, ruoka ja siivous, ajoneuvot, muut tavarat, henkilöstö- ja työllisyyspalvelut, talous- ja vakuutuspalvelut sekä muut palvelut.

Kun osa hankintasopimuksista siirtyi vuodenvaihteessa kokonaan Kanta-Hämeen hyvinvointialueelle, hallinnoitavien hankintasopimusten määrä väheni merkittävästi. Tulevaisuudessa tämä tulee näkymään myös kilpailutusten (varsinkin EU- ja kansallisten hankintojen) määrän pienenemisenä. Osa kaupungin hankintasopimuksista on jaettu vuodenvaihteessa hyvinvointialueen kanssa.

keskiviikko 11. tammikuuta 2023

Vuosi 2023 on dynaaminen


Hämeenlinnan kaupungin työllisyyspalvelut ja Hämeenlinnan seudun työllisyyden kuntakokeilun kunnat hyödyntävät vuonna 2023 asiakastyössä jälleen dynaamisena pienhankintana hankittavia ostopalveluita. Palveluiden hankinta perustuu asiakastarpeeseen ja kullekin asiakkaalle tilataan hänen tarvitsemaansa palvelua räätälöiden ja tilannekohtaisesti. Vuonna 2023 hankitaan mm. työnhakuun, hyvinvointiin ja osaamisen kehittämiseen liittyviä palveluita.

Yritykset ja yrittäjät voivat tutustua hankittavien palveluiden palvelukuvauksiin TyöllisyysSampossa, jossa palveluntuottajaksi haluavat toimijat voivat myös jättää osallistumishakemuksen kuhunkin palveluun erikseen. Koko hankintaprosessi tapahtuu sähköisesti TyöllisyysSampossa osallistumisilmoitukseen hakemuksen jättämisestä aina yksittäiseen tilaukseen saakka. Kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät palveluntuottajat hyväksytään tuottamaan palveluita.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Koska asiakas valitsee itselleen sopivimman palveluntuottajan kaupungin verkkosivuilla sijaitsevan palvelutarjottimen kautta, on erittäin tärkeää, että palveluntuottaja kuvaa palveluaan mahdollisimman realistisesti ja monipuolisesti omilla verkkosivuillaan. Oman palvelun brändääminen ja markkinointi on sallittua ja mitä paremmin pystyt kohdentamaan palvelusi, sitä helpompi asiakkaan on siitä innostua.

Vinkit palveluntuottajille:
  • Tutustu palvelukuvaukseen ja osallistumisilmoituksen liitteisiin huolella.
  • Muistathan, että osallistumishakemukselle lisättävät liitteet saavat olla maksimissaan 3 kuukautta vanhoja.
  • Palvelu tulee toteuttaa palvelukuvauksen mukaisesti, mutta palveluntuottajana räätälöit palvelun toteuttamisen muodon oman osaamisesi ja vahvuuksiesi mukaisesti.
  • Palvelun laadukas tuottaminen on tärkeää, mutta yhtä tärkeää on raportoida toteutuneesta palvelusta tarpeeksi kattavasti asiakkaan omavalmentajalle ja viestiä aktiivisesti palvelun aikana tapahtuvista muutoksista.
  • Oman palvelun aktiivinen markkinointi on toivottavaa. Tulemalla tutuksi myös omavalmentajien kanssa on helpompi kommunikoida palvelun aikana.
  • Lähde liikkeelle asiakkaiden kanssa ja osallistu kuntakokeilun tapahtumiin aina kun mahdollista. Tapahtumakalenterin löydät Työllisyyspalveluiden palvelutarjottimelta.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Hilkka Luukkonen, puh. 050 408 0853, hilkka.luukkonen(at)hameenlinna.fi.

sunnuntai 8. tammikuuta 2023

Henkilökuljetuksia kilpailutuksessa – Kanta-Hämeenlinnan sekä Janakkalan ja Kanta-Hämeenlinnan väliset henkilökuljetukset, ja Lammin ja Tuuloksen henkilökuljetukset sekä Lammin palvelulinja Kyläpussi


Hämeenlinnan kaupunki on julkaissut ennen joulua 2022 kaksi henkilökuljetuksia koskevaa tarjouspyyntöä. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat Tarjouspalvelu-portaalissa, jota kautta tarjoukset jätetään.

Lammin ja Tuuloksen henkilökuljetuksia sekä Lammin palvelulinja Kyläpussia koskevan tarjouskilpailun tarjousaika päättyy 30.1.2023 klo 10.00. Kysymyksiä voi esittää portaalin kautta 13.1.2023 klo 10.00 mennessä. Tarjouspyynnössä on viisi kohdetta (osakokonaisuutta), joista neljä ovat kohteet L1-L4 ja viides on kohde T1 ja T2.

Kanta-Hämeenlinnan sekä Janakkalan ja Kanta-Hämeenlinnan välisiä henkilökuljetuksia koskevan tarjouskilpailun tarjousaika päättyy 6.2.2023 klo 10.00. Kysymyksiä voi esittää portaalin kautta 20.1.2023 klo 10.00 mennessä. Tarjouspyynnössä on viisi kohdetta (osakokonaisuutta), jotka ovat kohteet Hä1-Hä5.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

HUOM!


Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjouspyyntöasiakirjat kannattaa lukea viipymättä läpi, jotta tarjoaja ehtii tarvittaessa esittää tarjouspyynnöstä kysymyksiä Tarjouspalvelu-portaalin kautta kysymysten esittämisen määräaikaan mennessä.

Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).