Hankintayksiköt, kuten Hämeenlinnan kaupunki, julkaisevat tietopyyntöjä ja markkinakartoituksia tulevista hankinnoistaan. Niistä käytetään myös muita nimityksiä, kuten markkinavuoropuhelukutsu. HILMA-ilmoituskanavasta löydät niitä esimerkiksi valitsemalla ilmoitustyypiksi ”Ennakkoilmoitus / markkinakartoitus”. Esimerkiksi tänään 14.12.2023 HILMAssa on noin 5000 ilmoitusta, joista yli kymmenen prosenttia on ennakkoilmoituksia ja markkinakartoituksia. Hakusanalla tietopyyntö löytyy yli 150 ilmoitusta.
Miksi minun pitäisi vastata tietopyyntöön, koska sehän ei ole varsinainen tarjouspyyntö?
Siksi, että sillä tavalla ensinnäkin kerrot hankintayksikölle yrityksesi olemassaolosta ja toisekseen siksi, että siten saatat päästä vaikuttamaan tulevan hankinnan sisältöön.
Jos sinulla on puutarha, niin voisit hyvinkin tarjota kunnille kasveja. Itse asiassa Hämeenlinnan kaupungin tarvitsemien kausikasvien 2024 osalta tarjouskilpailu on vielä hetken käynnissä. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.
Hankintayksiköt eivät välttämättä ehdi käyttää aikaa googlatakseen tietyn toimialan yrityksiä. Ja vaikka googlaisivat, niin voi olla, että yrityksesi ei tule näkyviin ensimmäisissä hakutuloksissa. Siksi on tärkeää, että tuot hankintayksikön tietoon yrityksesi olemassaolon. Tietopyyntöjä ja vastaavia käytetään juuri siksi, että saadaan selville, mitä yrityksiä kyseinen hankinta kiinnostaa.
Toki hankintayksikkö viime kädessä päättää hankinnan ehdoista, kuten soveltuvuusvaatimuksista ja sopimusehdoista, mutta miten hankintayksikkö voisi edes tietää yrityksesi mielipiteistä, jos et tuo niitä esille. Esimerkiksi markkinavuoropuhelussa voit tuoda esille sen, jos soveltuvuusvaatimukset mielestäsi rajaavat liikaa tarjoajia kilpailun ulkopuolelle. Tai jos sinulla on esittää uudenlainen tapa toteuttaa hankinta, se saattaa hyvinkin kiinnostaa kilpailuttajaa.
Hämeenlinnan kaupungin ohjeessa tarjoajille kerrotaan tietopyynnöistä ja vuoropuheluista
Myytkö ajoneuvoja, joita kunnat tarvitsevat? Hämeenlinnan kaupungilla on parhaillaan käynnissä kilpailutus kuorma-autosta katujen kunnossapitoon. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.
Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohjeessa, jonka löydät verkkosivun www.hameenlinna.fi/hankinnat/ ylälaidasta, kerrotaan tietopyynnöistä ja vuoropuheluista seuraavaa:
”Kaupungin hankinnoista voidaan julkaista HILMA-ilmoituskanavassa (www.hankintailmoitukset.fi) tietopyyntö, jolla pyydetään hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä ja muita yhteisöjä ilmoittautumaan kaupungille. Hämeenlinnan kaupungin tulevista hankinnoista kerrotaan myös Hankinnat ja Hämeenlinna -blogissa (https://hmlhankinnat.blogspot.fi).
Kaupungin hankinnoissa pyritään käymään vuoropuhelua alan toimijoiden (erityisesti paikallisten toimijoiden) kanssa ennen tarjouspyynnön julkaisua.
Jos olet mukana vuoropuhelussa ja pääset kommentoimaan asiakirjaluonnoksia, niin käytä tilaisuus hyödyksi:
- Jos yritykselläsi/yhteisölläsi on tarjota uusi innovatiivinen ratkaisu tai yritykselläsi/yhteisölläsi on muuta uusinta tietoa hankinnan kohteesta, niin kerro tietosi vuoropuhelussa!
- Kaupunki on kiinnostunut uusista innovaatioista ja alan ”uusista tuulista”
- Kaupunkia kiinnostaa, voiko hankinnan kilpailuttaa jollain uudella tavalla tai jostain uudesta näkökulmasta
- Lue luonnokset huolellisesti läpi – “Tee kotiläksysi!”
- Kerro kaupungille sellaisista ehdoista, jotka eivät ole alalle tyypillisiä. Kerro, mitkä ovat alalle tyypilliset ehdot.
- Kerro kaupungille sellaisista kohdista, jotka estävät yritystäsi/yhteisöäsi tarjoamasta. Kerro, miten kyseisiä kohtia kannattaisi muuttaa.
- Jos jokin kohta on epäselvä tai tulkinnanvarainen, niin kysy mitä sillä tarkoitetaan”
