maanantai 25. helmikuuta 2019

Kulunhallinta- ja työajanseurantajärjestelmä(t) – Kiinnostaako tuleva kilpailutus?


Hämeenlinnan kaupunki suunnittelee kulunhallintajärjestelmän ja työajanseurantajärjestelmän kilpailuttamista. Hankintaa ei välttämättä jaeta osiin, mutta on mahdollista, että kulunhallintajärjestelmä on omana osanaan ja työajanseurantajärjestelmä on omana osanaan.

Hankinnasta kiinnostuneita toimijoita pyydetään ilmoittautumaan hankintayksikölle sähköpostilla osoitteeseen tiina.hemila(at)hameenlinna.fi 11.3.2019 klo 9.00 mennessä. Sähköpostiviestissä on ilmoitettava vähintään toimijan nimi ja Y-tunnus sekä lyhyt esittely toimijan kulunhallinta- ja/tai työajanseurantajärjestelmistä, ja viestin aiheeksi on laitettava KULUNHALLINTA-/TYÖAJANSEURANTAJÄRJESTELMÄ.

Kuva: Aapo Korte

Varsinainen tietopyyntö on HILMA-ilmoituskanavassa; se ei ole tarjouspyyntö eikä hankintailmoitus, joten ilmoituksen julkaisemisella ei aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun liittyvä tietopyyntö. Ilmoitus ei velvoita Hämeenlinnan kaupunkia toteuttamaan varsinaista hankintaa.

Hankinnan kohdetta ja aikataulua tarkennetaan myöhemmin, joten hankinnan kohde ja/tai aikataulu voi muuttua. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä tarjouskilpailuun osallistumista eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta millään tavoin tarjoajan asemaan tarjouskilpailussa. Hämeenlinnan kaupunki ei maksa korvausta tietopyyntöön vastaamisesta eikä markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun osallistumisesta.

Hankinnan alustavaa kuvausta


Kulunhallintajärjestelmän avulla hallitaan reaaliaikaisesti kiinteistöissä tapahtuvaa henkilöliikennettä. Järjestelmään on yhdistetty työajanseurantaratkaisu sekä osittain rikosilmoitin- ja paloilmoitinjärjestelmä. Kulunvalvontasovelluksella ylläpidetään kiinteistön ovien, porttien, rikosilmoittimien ja työaikapäätteiden kulunohjaukseen liittyviä tietoja. Myös omatoimikirjaston kulunvalvonta tullee kuulumaan hankintaan.

Omatoimikirjaston kulunvalvonnalla hallitaan ja seurataan kirjaston käyttäjien kulkua palveluaikojen ulkopuolella. Käyttäjät kirjautuvat sisälle käyttäen kirjastokorttia ja/tai muuta tunnistustapaa sekä henkilökohtaista PIN-koodia. Järjestelmässä on mahdollisuus käyttää tunnistautumiseen kirjastojärjestelmän asiakasrekisteriä.

Työajanseurantajärjestelmän avulla seurataan mm. henkilöstön työajankäyttöä. Järjestelmä sisältää sovellukset kulunvalvontaan, työajanseurantaan, maksupalveluun (lounasseuranta), informaatiopalveluun (puhelinvaihde) ja ylläpitoon. Järjestelmästä on myös mahdollisuus siirtää tietoa palkkahallinnon järjestelmiin.

Seuraavassa on esimerkkiluettelo työajanseurantajärjestelmän perusvaatimuksista:
  • Täyttää lakisääteiset työajanseurantavelvoitteet
  • Liukuma-ajat ja niiden muokkaaminen
  • Helpottaa työntekijöiden työajan seurantaa
  • Analysointi ja raportointi (mahdollisesti automaation avulla)
  • Organisaatiotasot
  • Erilaiset työaikaryhmät ja päiväohjelmat
  • Arkipyhät (niiden laskenta ja kalenteriin tallennus)
  • Tietojen siirto henkilötietojärjestelmästä (uusi henkilö tietoineen (työaikamuoto, esimies, yksikkö, jne.) ja poissaolot)
  • Osa-aikaiset ja osa-aikaisten syykoodileimaukset (poissaolot yms.)
  • Osa-aikaisen työntekijän työajanseuranta 

Suunnitteilla olevan hankinnan tarkoituksena on kilpailuttaa Hämeenlinnan kaupungille sopiva kumppani toteuttamaan kulunhallinta- ja työajanseurantajärjestelmä(t) ja vastaamaan järjestelmän/järjestelmien ylläpidosta.

maanantai 18. helmikuuta 2019

Hämeenlinnan kaupunginvaltuuston kokousten videointi – Osallistu tiedon jakamiseen kuntalaisille!


Hämeenlinnan kaupunki suunnittelee Hämeenlinnan kaupunginvaltuuston kokousten videoinnin kilpailuttamista. Optiona tulevat mahdollisesti olemaan muut videolähetykset. Alustava aikataulu on se, että sopimuskausi alkaisi tammikuussa 2020.

Hankinnasta kiinnostuneita toimijoita pyydetään ilmoittautumaan hankintayksikölle sähköpostilla osoitteeseen hankinnat(at)hameenlinna.fi 18.3.2019 klo 9.00 mennessä. Sähköpostiviestissä on ilmoitettava vähintään toimijan nimi ja Y-tunnus, ja viestin aiheeksi on laitettava VIDEOINNIT.

Kuva: Hämeenlinnan kaupunki

Varsinainen tietopyyntö on HILMA-ilmoituskanavassa; se ei ole tarjouspyyntö eikä hankintailmoitus, joten ilmoituksen julkaisemisella ei aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun liittyvä tietopyyntö. Ilmoitus ei velvoita Hämeenlinnan kaupunkia toteuttamaan varsinaista hankintaa.

Hankinnan kohdetta ja aikataulua tarkennetaan myöhemmin, joten hankinnan kohde ja/tai aikataulu voi muuttua. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä tarjouskilpailuun osallistumista eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta millään tavoin tarjoajan asemaan tarjouskilpailussa. Hämeenlinnan kaupunki ei maksa korvausta tietopyyntöön vastaamisesta eikä markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun osallistumisesta.

Hankinnan alustavat tavoitteet


Hankinnan tavoitteena on löytää Hämeenlinnan kaupunginvaltuuston kokousten videointiin osaava ja ammattitaitoinen sopimuskumppani, joka toteuttaa videoinnit laadukkaasti ja kustannustehokkaasti.

Pikatulkkauspalvelu pikatulkkaussovelluksen kautta – Ole mukana palvelemassa kaupunkia pikatulkkausta vaativissa tilanteissa!


Hämeenlinnan kaupunki suunnittelee pikatulkkaussovelluksen kautta tapahtuvan pikatulkkauspalvelun kilpailuttamista. Alustava aikataulu on se, että sopimuskausi alkaisi heinäkuussa 2019.

Hankinnasta kiinnostuneita toimijoita pyydetään ilmoittautumaan hankintayksikölle sähköpostilla osoitteeseen hankinnat(at)hameenlinna.fi 4.3.2019 klo 9.00 mennessä. Sähköpostiviestissä on ilmoitettava vähintään toimijan nimi ja Y-tunnus, ja viestin aiheeksi on laitettava PIKATULKKAUSPALVELU.

Kuva: Hämeenlinnan kaupunki

Varsinainen tietopyyntö on HILMA-ilmoituskanavassa; se ei ole tarjouspyyntö eikä hankintailmoitus, joten ilmoituksen julkaisemisella ei aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun liittyvä tietopyyntö. Ilmoitus ei velvoita Hämeenlinnan kaupunkia toteuttamaan varsinaista hankintaa.

Hankinnan kohdetta ja aikataulua tarkennetaan myöhemmin, joten hankinnan kohde ja/tai aikataulu voi muuttua. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä tarjouskilpailuun osallistumista eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta millään tavoin tarjoajan asemaan tarjouskilpailussa. Hämeenlinnan kaupunki ei maksa korvausta tietopyyntöön vastaamisesta eikä markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun osallistumisesta.

Hankinnan alustavat tavoitteet


Hankinnan tavoitteena on saada Hämeenlinnan kaupungin käyttöön pikatulkkaussovellus, joka on helppokäyttöinen, tietoturvallinen ja luotettava. Hankinnan tavoitteena on myös se, että pikatulkkauspalvelu palvelee nopeasti ja luotettavasti pikatulkkausta vaativissa tilanteissa ja että pikatulkkauspalvelu palvelee vähintään niillä kielillä, joita kaupunki eniten tarvitsee.

Hämeenlinnan Raatihuoneen ravintolapalvelut – Loistavat puitteet pyörittää omaa tilausravintolaa!


Hämeenlinnan kaupunki suunnittelee Hämeenlinnan Raatihuoneen ravintolapalvelujen kilpailuttamista. Alustava aikataulu on se, että uusi toimija tuottaisi ravintolapalvelut Raatihuoneella elokuusta 2019 alkaen.

Hankinnasta kiinnostuneita toimijoita pyydetään ilmoittautumaan hankintayksikölle sähköpostilla osoitteeseen hankinnat(at)hameenlinna.fi 4.3.2019 klo 9.00 mennessä. Sähköpostiviestissä on ilmoitettava vähintään toimijan nimi ja Y-tunnus, ja viestin aiheeksi on laitettava RAATIHUONEEN RAVINTOLAPALVELUT.

Kuva: Hämeenlinnan kaupunki

Hämeenlinnan Raatihuone on kaupungin juhla- ja kokoustila. Kaupungin oman käytön lisäksi tiloja vuokrataan osittain yhteisöjen käyttöön. Kokoustiloissa on nykyaikainen, täydellinen kokoustekniikka.

Raatihuone varataan pääsääntöisesti kaupungin sisäisiin kokouksiin, koulutuksiin ja suhdetoiminnan tilaisuuksiin sekä harkinnanvaraisiin erityisestä syystä talossa pidettäviin yhteistyökumppaneiden arvokkaisiin juhlatilaisuuksiin.

Varsinainen tietopyyntö on HILMA-ilmoituskanavassa; se ei ole tarjouspyyntö eikä hankintailmoitus, joten ilmoituksen julkaisemisella ei aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun liittyvä tietopyyntö. Ilmoitus ei velvoita Hämeenlinnan kaupunkia toteuttamaan varsinaista hankintaa.

Hankinnan kohdetta ja aikataulua tarkennetaan myöhemmin, joten hankinnan kohde ja/tai aikataulu voi muuttua. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä tarjouskilpailuun osallistumista eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta millään tavoin tarjoajan asemaan tarjouskilpailussa. Hämeenlinnan kaupunki ei maksa korvausta tietopyyntöön vastaamisesta eikä markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun osallistumisesta.

Hankinnan alustavat tavoitteet


Hankinnan tavoitteena on löytää sopimuskumppaniksi hämäläistä ruokakulttuuria kunnioittava ravintolapalvelun ammattilainen, joka palvelee kokonaisvaltaisesti Hämeenlinnan kaupungin vieraita ollen samalla oikeutettu pyörittämään Raatihuoneen tiloissa omaa tilausravintolaa.

Hankinnan tavoitteena on myös löytää sopimuskumppani, jonka Raatihuoneella tarjoama kohtuuhintainen ruoka on laadukasta ja maistuvaa, ja joka ottaa huomioon tilaisuuden luonteen ja tilojen arvokkuuden.

torstai 7. helmikuuta 2019

Paikallinen pk-yritys – Lähtisitkö merta edemmäs kalaan?


Paikallisten (Hämeenlinnan seudulla) toimivien pk-yritysten kannattaa välillä lähteä myös merta edemmäs kalaan. Toisin sanoen Hämeenlinnan seudun ulkopuolelta löytyy paljon julkisten hankintojen tarjouskilpailuja, joihin myös tällä seudulla toimivat yritykset voisivat osallistua.

Hankinnat ja Hämeenlinna -blogiin (oikeaan laitaan) on nyt lisätty linkkejä, joiden avulla löytää myös muita kuin Hämeenlinnan kaupungin tarjouskilpailuja. Kyseiset linkit ovat seuraavat:

Paikallinen pk-yritys – Lähde merta edemmäs kalaan!

Hämeenlinnasta Suomen paras julkinen hankkija. Onko mahdoton tavoite? Ei ollenkaan, kun tehdään yhteistyötä yritysten ja toki myös muiden tahojen kanssa. Kuva: Aapo Korte (roll-upin kuva: Hämeenlinnan kaupunki / viestintä).

Hämeenlinnan kaupungin tarjouskilpailut löytyvät Tarjouspalvelu-portaalista ja Pienhankintapalvelu-portaalista.

keskiviikko 6. helmikuuta 2019

Tietopyyntö koskien joukkoliikennevuoroja Hämeenlinna-Tervakoski, Hämeenlinna-Rastikangas-Turenki ja Turenki-Tervakoski sekä koskien Janakkalan sisäisiä kouluvuoroja Turengin ja Tervakosken alueilla


Hämeenlinnan seudullinen joukkoliikenneviranomainen järjestää markkinavuoropuhelun liikennöitsijöille joukkoliikennehankinnasta koskien vuoroja Hämeenlinna-Tervakoski, Hämeenlinna-Rastikangas-Turenki ja Turenki-Tervakoski sekä koskien Janakkalan sisäisiä kouluvuoroja Turengin ja Tervakosken alueilla.

Tilaisuus järjestetään Hämeenlinnassa Wetterin auditoriossa, Wetterhoffinkatu 2, maanantaina 11.2.2019 klo 14. Jos palveluntuottaja ei pääse paikalle tilaisuuteen, voi hän pyytää esitetyn materiaalin lähettämällä yhteystiedot sähköpostilla osoitteeseen joukkoliikenne(at)hameenlinna.fi. Kaikkiin sähköposteihin aiheeksi JOUKKOLIIKENNE JANAKKALA.

Kuva: Hämeenlinnan kaupunki

Hankinnan kohdetta ja aikataulua tarkennetaan myöhemmin, joten hankinnan kohde ja/tai aikataulu voi muuttua. Markkinavuoropuheluun osallistuminen tai osallistumatta jättäminen ei estä tarjouskilpailuun osallistumista eikä vaikuta millään tavoin tarjoajan asemaan tarjouskilpailussa. Hämeenlinnan kaupunki ei maksa korvausta markkinavuoropuheluun osallistumisesta ja mahdolliseen muuhun vuoropuheluun liittyvistä toimenpiteistä.

maanantai 4. helmikuuta 2019

Hankintatoimen periaatteet 1.2.2019 alkaen


Hämeenlinnan kaupunginhallitus hyväksyi kokouksessaan 14.1. Hankintatoimen periaatteet -asiakirjan, joka tuli voimaan 1.2.2019 alkaen. Hankintatoimen periaatteet on strateginen asiakirja, jossa kerrotaan Hämeenlinnan kaupungin hankintatoimen keskeiset periaatteet, joiden mukaan kaupungin hankintatoimea johdetaan, kehitetään ja ohjataan.

Hankintatoimen periaatteet -asiakirja on kaupungin verkkosivuilla: www.hameenlinna.fi/hankinnat/.

Käytännön ohje Hämeenlinnan kaupungin hankintojen toteuttamisesta ja hankintasopimusten laatimisesta on kaupunginhallituksessa viime vuonna hyväksytty Hankinta- ja sopimusohje.

Kaupunki ei tee hankintoja hankintalainsäädännön takia, vaan niistä kaupungille saatavan hyödyn takia; toki hankintalainsäädäntöä tulee noudattaa. Hyöty voi näkyä halvempina hintoina, parempana laatuna, parempana vaikuttavuutena, uutena innovatiivisena toimintatapana, kuntalaisten työllistymisenä, ympäristön kuormitustekijöiden vähenemisenä, tms. tavalla. Kuvan mukaisesti hankinnan valmistelu on keskeinen osa hankintaprosessia, koska siten saadaan parhaiten tietoa siitä, kuinka hankinta kannattaa toteuttaa ja mitä asioita hankinnassa kannattaa painottaa. Kaupungin hankintoihin liittyvistä omista säännöistä, periaatteista ja ohjeista merkittävimmät ovat hallintosääntö, talousarviokirja, Hankintatoimen periaatteet -asiakirja sekä Hankinta- ja sopimusohje.

Hämeenlinnan kaupungin hankintatoimen päämäärät ovat seuraavat:
  • Kaupungin hankintatoimi on selkeästi organisoitu ja johdettu osaava kokonaisuus, jonka tavoitteista, tavasta toimia ja toimenpiteistä on viestitty kaupungin sidosryhmille selkeällä tavalla ja ajantasaisesti. Kaupunkikonserni nähdään osana kaupungin hankintatoimea eli hankintojen johtaminen, kehittäminen ja ohjaaminen koskee myös kaupungin tytäryhteisöjä.
  • Hankinnat toteutetaan avoimesti huomioiden hankinnan elinkaarikustannukset, kestävä talous, paikallinen tarjonta ja paikallinen päätöksenteko.
  • Hankinnoissa huomioidaan talouden realiteettien mukaisesti ja tapauskohtaisesti vaikuttavuus, uudet innovaatiot, sosiaaliset ja ekologiset näkökulmat sekä asiakastarve ja kestävä kehitys.
  • Hankintatoimen linjauksia, osaamista ja ammattimaisuutta sekä tehokkuutta kehitetään jatkuvan parantamisen periaattein.
  • Hankinnoissa hyödynnetään monipuolisesti toimivia markkinoita.

Hämeenlinnan kaupungin hankintatoimen strategiset tavoitteet ovat seuraavat:
  • Hankinnat nähdään osana kaupungin jatkuvaa kehittämistä.
  • Hankinnoilla edistetään alueen elinvoiman kehittymistä.
  • Kaupungilla on selkeä, vastuutettu ja osaava hankintaorganisaatio.
  • Ulkoinen ja sisäinen hankinta-asioiden viestintä on osa kaupungin jatkuvaa viestintää.
  • Hankinnoissa siirrytään reagoivasta toiminnasta ennakoivaan toimintaan.
  • Paikallinen analyyseihin perustuva päätöksenteko turvaa alueen yritysten ja muiden yhteisöjen mahdollisuudet osallistua tarjouskilpailuihin.
  • Hankinnat ovat keskeinen osa toimijoiden talousjohtamista.
  • Tuottavuutta parannetaan toimittajamääriä, tuotevalikoimia ja tilausoikeuksia karsimalla sekä olemalla mukana tarkoituksenmukaisissa yhteishankinnoissa ja hyödyntämällä verkostoitumisen kautta saatuja uusia tapoja toteuttaa hankinnat.
  • Hankintojen tavoitemäärittelyissä korkein laatu korvataan riittävällä laadulla.
  • Ostamista kehitetään tavarahankintojen ohella myös palveluhankinnoissa.
  • Hankintasopimukset tehdään kaupungin omille vakioiduille sopimuspohjille ja hankinnat perustuvat sovittuun vakioidun hankinta- ja sopimusprosessin mukaiseen toteutukseen.
  • Kaupunki sitoutuu tehtyihin hankintasopimuksiin, eikä salli sopimusten ohi ostamista.
  • Pienhankintoihin liittyvää avoimuutta lisätään. 

Hankintatoimen johtaminen, kehittäminen ja ohjaaminen on erittäin tärkeää, koska kaupungin me-noista noin puolet on palvelujen ostoja sekä aineiden, tarvikkeiden ja tavaroiden ostoja. Kuvan mukaisesti kaupungin vuoden 2017 menoista peräti 53 % oli kyseisiä ostoja. Myös osa avustuksista ja muista toimintakuluista ovat hankintoja. Hankinnan luonne liittyy lisäksi korko- ja muihin rahoituskuluihin sekä poistoihin ja arvonalentumisiin. Näin ollen vuonna 2017 noin 69 % kaupungin kustannusrakenteesta liittyi tavalla tai toisella hankintoihin ja henkilöstökulujen osuus kaupungin kustannusrakenteesta oli noin 31 %. Henkilöstöä ja hankintoja johdetaan eri periaattein, mutta pääosin samojen henkilöiden toimesta.