Hämeenlinnan hankintatoimi ottanut merkittäviä kehitysaskeleita – Hankintaprosessia yhtenäistetty ja hankintojen avoimuutta lisätty

Hämeenlinnan kaupungin organisaatiota vahvistettiin vuoden 2018 alusta talousjohtajan alaisuudessa toimivalla Hankintapalvelut-yksiköllä. Yksikön aktiivisen työn johdosta Hämeenlinnan hankintatoimi on ottanut merkittäviä kehitysaskeleita. Kaupungin hankinta- ja sopimusprosessia on yhtenäistetty mm. ohjeistuksen ja sähköisten järjestelmien avulla, hankintaosaamista kaupunkiorganisaatiossa on vahvistettu koulutuksella ja neuvonnalla sekä hankintojen avoimuutta on lisätty mm. Hankinnat ja Hämeenlinna -blogilla. Tavoitteena on tehdä Hämeenlinnasta Suomen paras julkinen hankkija yhteistyössä yritysten kanssa.

Hämeenlinnan hankintatoimen kehittämistyö on noteerattu myös valtakunnallisesti. Kaupunki palkittiin Vuoden Julkisten Hankintojen Kehittäjä -kunniamaininnalla Hankintapäivillä Tampereella keväällä 2019. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki / Hankintapalvelut.

Hämeenlinnan kaupungin organisaatiossa aloitti vuoden 2018 alusta Hankintapalvelut-yksikkö, jossa työskentelevät hankintapäällikkö ja hankintasihteeri. Yksikkö vastaa hankintojen koordinoinnista, ohjeistuksesta ja kehittämisestä. Varsinaisia kilpailutuksia yksikkö ei juurikaan tee. Keväällä 2018 kaupungille perustettiin hankintatoimen ohjausryhmä, joka mm. johtaa hankintatoimea ja siihen liittyvää kehitystyötä, tukee Hankintapalvelut-yksikköä sen toiminnassa, edistää hyviä käytäntöjä hankinnoissa sekä toimii hankintoihin liittyvän informaation välittäjänä. Ohjausryhmässä on edustus jokaiselta toimialalta, pelastuslaitoksesta ja konsernipalveluista.

Osana hankintatoimen kehittämistä Hämeenlinnassa tulivat voimaan alkuvuodesta 2019 Hankintatoimen periaatteet -asiakirja sekä Hankinta- ja sopimusohje. Hankintatoimen periaatteissa määritellään ne hankintatoimen keskeiset periaatteet, joiden mukaan kaupungin hankintatoimea johdetaan, kehitetään ja ohjataan. Hankinta- ja sopimusohje on käytännön ohje kaupungin hankintojen toteuttamisesta ja hankintasopimusten laatimisesta.

Hämeenlinnan kaupungin hankintapäällikkönä toimii Aapo Korte, jolla on yli 13 vuoden kokemus julkisista hankinnoista. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki / Viestintä.

Hämeenlinnan kaupungin hankinta- ja sopimusprosessin yhtenäistäminen on yksi kehittämiskohteista. Prosessin yhtenäistämiseksi on mm. laadittu ohjeistusta ja erilaisia mallipohjia sekä otettu käyttöön sähköiset kilpailutusjärjestelmä, sopimushallintajärjestelmä ja hankintojen suunnittelutyökalu. Kaupungin henkilöstölle on korostettu erityisesti hankinnan valmistelun ja tarjoajien kanssa käytävän vuoropuhelun merkitystä sekä hankintasopimuksen tärkeyttä. Tarjouskilpailu on vain osa koko prosessia. Samalla henkilöstön hankinta- ja sopimusosaamista on vahvistettu myös koulutuksen ja neuvonnan avulla.

Tärkeä osa hankintatoimen kehittämistä on hankintojen avoimuuden ja hankintoja koskevan viestinnän lisääminen. Tarjouskilpailuihin osallistuvia tarjoajia ja myös kuntalaisia varten on entistä enemmän tietoa saatavilla Hämeenlinnan käynnissä olevista ja tulevista kilpailutuksista. Kaupungin hankintojen avoimuutta palvelee erityisesti Hankinnat ja Hämeenlinna -blogi. Kaupungin tarjouskilpailut löytyvät Tarjouspalvelu-portaalista ja Pienhankintapalvelu-portaalista.

Hankinnat ja Hämeenlinna -blogi lisää Hämeenlinnan hankintojen avoimuutta ja toimii yhtenä viestintäkanavana kaupungin hankinnoista kiinnostuneille. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki / Viestintä.

Hämeenlinnan hankintatoimen kehittäminen ei kuitenkaan pääty tähän, vaan se on jatkuva prosessi. Tähtäimessä on tehdä Hämeenlinnasta Suomen paras julkinen hankkija yhteistyössä yritysten kanssa.

Tietopyyntö ARX-talon peruskorjauksesta ja muuttamisesta yläkouluksi

Hämeenlinnan kaupunki suunnittelee ARX-talon peruskorjaus ja muutos yläkouluksi -rakennushankkeen kilpailuttamista. Hankkeen tarkoituksena on saneerata nykyisin ARX-talona tunnettuun entiseen teollisuusrakennukseen toimivat ja terveelliset tilat Lyseon yläkoulun tarpeisiin. Rakennus on valmistunut useassa osassa vuosina 1910–1966 ja nykyiseen toimisto- ja kulttuurikäyttöön tilat on saneerattu 1980-luvulla.

Kuva: Hämeenlinnan kaupunki

Tämä tietopyyntö julkaistaan ennen varsinaisen tarjouspyynnön julkaisemista, jotta varmistetaan kohteen onnistunut kilpailutus, turvalliset ja terveelliset oppimistilat sekä teknisesti laadukkaan lopputuloksen mahdollistava saneeraus. Hankinta tulee olemaan EU-kynnysarvon ylittävä.

Alustavan aikataulun mukaan kilpailutus käynnistyisi syyskuun puolessa välissä 2019 ja rakennustyöt alkaisivat tammikuun alussa 2020. Hankinnasta kiinnostuneita toimijoita pyydetään olemaan yhteydessä sähköpostilla osoitteeseen satu.kari(at)hameenlinna.fi lähiaikoina ja viimeistään 2.9.2019 mennessä. Viestin aiheeksi voi laittaa ARX-TALON PERUSKORJAUS JA MUUTOS YLÄKOULUKSI.

Tämä ei ole tarjouspyyntö eikä hankintailmoitus, joten tämän tiedon julkaisemisella ei aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun liittyvä tietopyyntö. Tämä ilmoitus ei velvoita Hämeenlinnan kaupunkia toteuttamaan varsinaista hankintaa.

Hankinnan kohdetta ja aikataulua tarkennetaan myöhemmin, joten hankinnan kohde ja/tai aikataulu voi muuttua. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä tarjouskilpailuun osallistumista eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta millään tavoin tarjoajan asemaan tarjouskilpailussa. Hämeenlinnan kaupunki ei maksa korvausta tietopyyntöön vastaamisesta eikä markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun osallistumisesta.

Varsinainen tietopyyntö löytyy HILMA-ilmoituskanavasta.

Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille – Ota ohje käyttöön!

Hämeenlinnan kaupunki on laatinut tarjoajia varten ohjeen, jonka tarkoituksena on helpottaa tarjousten tekemistä kaupungin tarjouskilpailuihin sekä vähentää tarjouskilpailuista poissuljettavien tarjousten määrää. Ohje on ollut käytössä jo toista vuotta ja nyt sitä on päivitetty.

Ohjeen etusivulle on lisätty neljä keskeistä ohjetta tarjoajille – neljä sellaista ohjetta, joilla pääsee jo pitkälle. Ohjeeseen on myös lisätty sisällysluettelo ja luku, jossa kerrotaan yleistä julkisista hankinnoista. Lisäksi mm. EU-hankinnoissa käytettävän ESPD-lomakkeen ohjeistusta on tarkennettu ja ohjeen ulkoasua on uudistettu.

On erittäin suositeltavaa, että jokainen toimija, joka harkitsee tarjouksen tekemistä kaupungille, lukee ohjeen ensin läpi (ja ohjeesta on varmasti hyötyä myös muiden hankintayksiköiden tarjouskilpailuissa)! Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohje löytyy verkkosivulta www.hameenlinna.fi/hankinnat/.

Ohjeessa on mm. hankinta- ja sopimusprosessia havainnollistava kuva. On tärkeää huomata, että tarjouskilpailu on vain osa prosessia; onnistunut tarjouskilpailu edellyttää erityisesti panostamista hankinnan valmisteluun ja vuoropuheluun – panostusta tarvitaan sekä hankintayksiköltä että toimittajilta.

Pienhankinnat huoltotilojen kalusteista, kalustohallintajärjestelmästä ja varastorakennuksen purku-urakasta

Hämeenlinnan kaupungin otettua käyttöön sähköisen kilpailutusjärjestelmän tarjoajien on helpompi löytää nyt myös kaupungin pienhankinnat. Avoimet pienhankinnat löytyvät Pienhankintapalvelu-portaalista kohdasta Tarjouspyynnöt. Tällä hetkellä on kolme tarjouspyyntöä, joissa tarjousaika päättyy noin 2-3 viikon päästä.

Kanta-Hämeen pelastuslaitos on hankkimassa Hämeenlinnan paloasemalle huoltotilojen kalusteita. Lisäksi pelastuslaitos kilpailuttaa kalustohallintajärjestelmän hankinnan. Kolmas pienhankinta on Hämeenlinnassa osoitteessa Miehistönkatu 10 sijaitsevan varastorakennuksen purku-urakka.

Jos olet tarjoamassa johonkin em. pienhankinnoista, tutustu aluksi Pienhankintapalvelu-portaalia koskevaan ohjeeseen sekä kaupungin yleiseen ohjeeseen tarjouksen tekemisestä.

Kuva: Hämeenlinnan kaupunki

Tietopyyntö mielenterveyskuntoutujien ja vammaisten työtoimintojen hankinnasta

Tällä hankinnalla hankitaan mielenterveyskuntoutujille ja vammaisille henkilöille työtoimintoja. Tarkoituksena on löytää uusia toimintatapoja ja -malleja kyseisiin palveluihin, jotta asiakkaiden tarpeisiin voitaisiin vastata yksilöllisemmin. Tarkoituksena on, että asiakkaiden kuntoutuspolut ja työtehtävät tulisivat monimuotoisimmiksi (vrt. perinteinen työsalityö).

Yrityksiltä odotetaan innovatiivista otetta uusien vaihtoehtojen luomiseksi. Tietopyynnöllä haetaan tietoa markkinoista. Hankintayksikkö tarvitsee tätä tietoa, jotta voisi valita tarkoitukseen parhaiten sopivan hankintamenettelyn.

Hankinnan kohdetta ja aikatauluja tarkennetaan myöhemmin, joten hankinnan kohteen sisältö ja/tai aikataulut voivat muuttua. Markkinavuoropuheluun osallistuminen tai osallistumatta jättäminen ei estä tarjouskilpailuun osallistumista eikä vaikuta millään tavalla tarjoajan asemaan tarjouskilpailussa. Hämeenlinnan kaupunki ei maksa korvausta markkinavuoropuheluun osallistumisesta ja mahdolliseen muuhun vuoropuheluun liittyvistä toimenpiteistä.

Tämä ei ole tarjouspyyntö eikä hankintailmoitus, joten tämän tiedon julkaisemisella ei aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinavuoropuheluun liittyvä tietopyyntö. Tietopyyntö ei velvoita Hämeenlinnan kaupunkia toteuttamaan varsinaista hankintaa.

Infotilaisuus mahdollista hankintaa koskien järjestetään 26.8.2019 klo 12 Virvelinrannan toimintakeskuksessa (Ansarikuja 1, 13100 Hämeenlinna). Ilmoittautumiset tilaisuuteen 22.8.2019 mennessä Tuulikki Forssenille, puhelin 03 621 2014 tai sähköposti: tuulikki.forssen(at)hameenlinna.fi. Jos ei pääse tilaisuuteen, voi myös ilmoittaa kiinnostuksensa mahdolliseen hankintaan Tuulikki Forssenille.

Virvelinrannan toimintakeskus, kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Toimijalla pitää olla kokemusta kyseisten asiakasryhmien työtoimintojen järjestämisestä. Lisäksi pitää olla toimintoihin soveltuvat asianmukaiset tilat. Työntekijöiden koulutusten tulee vastata palvelulle asetettavia vaatimuksia. Lisäksi edellytetään innovatiivista näkökulmaa palveluiden kehittämiseksi. Palveluja on tarkoitus kehittää yhteistyössä tilaajan kanssa. Oleellista on, että asiakkaat saavat yksilöllisiä palveluja ja tukea kuntoutumiseensa ja työntekoonsa. Toimijalla tulee olla Avin tai Valviran lupa toimintaan.

Tietopyyntö löytyy HILMA-ilmoituskanavasta.

Hankinnoissa tehdään yhteistyötä Hämeenlinnan seudulla

Hämeenlinnan seudulla tehdään yhteistyötä julkisissa hankinnoissa seudun hankintayksiköiden kesken. Tästä yksi osoitus on tänä vuonna allekirjoitettu sopimus hankintojen seudullisesta yhteistyöstä, jossa allekirjoittajina ovat Hämeenlinnan kaupungin lisäksi Hattulan kunta, Hämeen ammattikorkeakoulu Oy, Janakkalan kunta, Koulutuskuntayhtymä Tavastia ja Sarastia Oy.

Hankintojen seudullinen yhteistyö alkoi jo vuonna 2003, jolloin laadittiin selvitys Hämeenlinnan seudun kuntien ja julkisyhteisöjen yhteisestä hankintojen kilpailuttamisesta. Yhteistyö konkretisoitui, kun Seutukeskus Oy Hämeeseen (sittemmin KuntaPro Oy ja nykyään Sarastia Oy) perustettiin hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö.

Kuva: Hämeenlinnan kaupunki

Sopimuksen hankintojen seudullisesta yhteistyöstä tarkoituksena on määritellä sopijapuolten välinen seudullinen hankintayhteistyö, jossa Sarastian tehtävänä on mahdollisimman asiakaslähtöisesti ja tehokkaasti tuottaa yhteishankinta- ja kilpailutuspalveluita muille sopijapuolille. Tarkoituksena on pitkäaikainen ja kaikille sopijapuolille hyödyllinen kumppanuus, jonka kautta voidaan tehostaa julkisten hankintojen vaatimaa resursointia ja julkisten varojen käyttöä sekä saavuttaa hankintayksiköiden välisiä synergiaetuja.

Sopimus hankintojen seudullisesta yhteistyöstä ei määrittele niitä yhteishankintatuoteryhmiä (tavaroita ja palveluja), joissa Hämeenlinnan kaupunki on mukana Sarastian kilpailuttamissa yhteishankinnoissa. Yhteishankintatuoteryhmistä päätetään erikseen kaupungin hallintosäännön mukaisesti ja yhteishankintayksikkönä voidaan käyttää muitakin yhteishankintayksiköitä kuin Sarastia (tällaisia yhteishankintayksiköitä ovat esimerkiksi KL-Kuntahankinnat Oy, joka yhdistyy Hansel Oy:hyn 1.9.2019, sekä Kuntien Tiera Oy).

Hankintojen seudullisesta yhteistyöstä on tarkempaa tietoa mm. Hämeenlinnan kaupunginhallituksen päätöksessä KH 25.3.2019 § 121.