Ohje kannattaa lukea huolellisesti läpi ennen tarjouksen tekemistä. Paina ohjeesta mieleesi vähintään neljä keskeistä ohjetta, jotka ovat:
Lue hankinta-asiakirjat heti läpi sanasta sanaan! Jos et ymmärtänyt jotain kohtaa, esitä asiasta kysymys hankinta-asiakirjojen mukaisesti (hankinta-asiakirjoilla tarkoitetaan tarjouskilpailun kaikkia asiakirjoja, kuten tarjouspyyntöä ja sen liitteitä).
Ole erittäin huolellinen tarjouksen laatimisessa! Tarkista tarjouksesi monta kertaa ennen sen jättämistä. Tarkista, että tarjouksesi liitteinä ovat kaikki hankintayksikön (esimerkiksi Hämeenlinnan kaupungin) vaatimat asiakirjat.
Vastaa vain siihen mitä kysytään ja niin kuin kysytään! Esimerkiksi jos tarjouspyynnössä ei vaadita, että tarjouksessa tulee ilmoittaa maksuehto (tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että maksuehto on 21 päivää), et voi ilmoittaa, että maksuehto on lyhyempi kuin 21 päivää (hankintayksiköllä saattaa olla oikeus tai jopa velvollisuus hylätä tarjous suoraan). Esimerkiksi jos tarjouspyynnössä vaaditaan ilmoittamaan toimitusaika viikkoina yhtenä kokonaislukuna, et voi ilmoittaa, että toimitusaika on 2-4 viikkoa, muutamia viikkoja, 20-30 arkipäivää, tms. (hankintayksiköllä saattaa olla oikeus tai jopa velvollisuus hylätä tarjous suoraan).
Älä jätä tarjouksen laatimista ja jättämistä viime hetkeen! Tarjouksen toimittaminen perille määräajassa on tarjoajan vastuulla (oikeuskäytännön mukaan asia on yksiselitteinen: myöhästynyt tarjous tulee hylätä). Lisäksi tarjousportaalit eivät salli tarjousten lähettämistä myöhässä.
Tarjouksen pääseminen mukaan tarjousvertailuun tai tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta voi olla pienestä kiinni. Usein hankintayksikön ”kädet ovat sidotut”, jolloin tarjoajalta ei voi pyytää tarkennusta, vaan tarjous on suoraan hylättävä. Siksi kannattaa noudattaa näitä ohjeita!
Jos olet ylipäänsä kiinnostunut julkisista hankinnoista, niin kannattaa ehdottomasti osallistua Julkisten hankintojen työpajaan 21. toukokuuta. Voit lukea pajasta lisää aiemmasta blogitekstistä.
