Hämeenlinnan hankintatoimi ottanut merkittäviä kehitysaskeleita – Hankintaprosessia yhtenäistetty ja hankintojen avoimuutta lisätty

Hämeenlinnan kaupungin organisaatiota vahvistettiin vuoden 2018 alusta talousjohtajan alaisuudessa toimivalla Hankintapalvelut-yksiköllä. Yksikön aktiivisen työn johdosta Hämeenlinnan hankintatoimi on ottanut merkittäviä kehitysaskeleita. Kaupungin hankinta- ja sopimusprosessia on yhtenäistetty mm. ohjeistuksen ja sähköisten järjestelmien avulla, hankintaosaamista kaupunkiorganisaatiossa on vahvistettu koulutuksella ja neuvonnalla sekä hankintojen avoimuutta on lisätty mm. Hankinnat ja Hämeenlinna -blogilla. Tavoitteena on tehdä Hämeenlinnasta Suomen paras julkinen hankkija yhteistyössä yritysten kanssa.

Hämeenlinnan hankintatoimen kehittämistyö on noteerattu myös valtakunnallisesti. Kaupunki palkittiin Vuoden Julkisten Hankintojen Kehittäjä -kunniamaininnalla Hankintapäivillä Tampereella keväällä 2019. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki / Hankintapalvelut.

Hämeenlinnan kaupungin organisaatiossa aloitti vuoden 2018 alusta Hankintapalvelut-yksikkö, jossa työskentelevät hankintapäällikkö ja hankintasihteeri. Yksikkö vastaa hankintojen koordinoinnista, ohjeistuksesta ja kehittämisestä. Varsinaisia kilpailutuksia yksikkö ei juurikaan tee. Keväällä 2018 kaupungille perustettiin hankintatoimen ohjausryhmä, joka mm. johtaa hankintatoimea ja siihen liittyvää kehitystyötä, tukee Hankintapalvelut-yksikköä sen toiminnassa, edistää hyviä käytäntöjä hankinnoissa sekä toimii hankintoihin liittyvän informaation välittäjänä. Ohjausryhmässä on edustus jokaiselta toimialalta, pelastuslaitoksesta ja konsernipalveluista.

Osana hankintatoimen kehittämistä Hämeenlinnassa tulivat voimaan alkuvuodesta 2019 Hankintatoimen periaatteet -asiakirja sekä Hankinta- ja sopimusohje. Hankintatoimen periaatteissa määritellään ne hankintatoimen keskeiset periaatteet, joiden mukaan kaupungin hankintatoimea johdetaan, kehitetään ja ohjataan. Hankinta- ja sopimusohje on käytännön ohje kaupungin hankintojen toteuttamisesta ja hankintasopimusten laatimisesta.

Hämeenlinnan kaupungin hankintapäällikkönä toimii Aapo Korte, jolla on yli 13 vuoden kokemus julkisista hankinnoista. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki / Viestintä.

Hämeenlinnan kaupungin hankinta- ja sopimusprosessin yhtenäistäminen on yksi kehittämiskohteista. Prosessin yhtenäistämiseksi on mm. laadittu ohjeistusta ja erilaisia mallipohjia sekä otettu käyttöön sähköiset kilpailutusjärjestelmä, sopimushallintajärjestelmä ja hankintojen suunnittelutyökalu. Kaupungin henkilöstölle on korostettu erityisesti hankinnan valmistelun ja tarjoajien kanssa käytävän vuoropuhelun merkitystä sekä hankintasopimuksen tärkeyttä. Tarjouskilpailu on vain osa koko prosessia. Samalla henkilöstön hankinta- ja sopimusosaamista on vahvistettu myös koulutuksen ja neuvonnan avulla.

Tärkeä osa hankintatoimen kehittämistä on hankintojen avoimuuden ja hankintoja koskevan viestinnän lisääminen. Tarjouskilpailuihin osallistuvia tarjoajia ja myös kuntalaisia varten on entistä enemmän tietoa saatavilla Hämeenlinnan käynnissä olevista ja tulevista kilpailutuksista. Kaupungin hankintojen avoimuutta palvelee erityisesti Hankinnat ja Hämeenlinna -blogi. Kaupungin tarjouskilpailut löytyvät Tarjouspalvelu-portaalista ja Pienhankintapalvelu-portaalista.

Hankinnat ja Hämeenlinna -blogi lisää Hämeenlinnan hankintojen avoimuutta ja toimii yhtenä viestintäkanavana kaupungin hankinnoista kiinnostuneille. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki / Viestintä.

Hämeenlinnan hankintatoimen kehittäminen ei kuitenkaan pääty tähän, vaan se on jatkuva prosessi. Tähtäimessä on tehdä Hämeenlinnasta Suomen paras julkinen hankkija yhteistyössä yritysten kanssa.