Paikallinen yrittäjä: Tiedätkö miksi tietopyyntöön tai markkinakartoitukseen kannattaa vastata?

Hankintayksiköt, kuten Hämeenlinnan kaupunki, julkaisevat tietopyyntöjä ja markkinakartoituksia tulevista hankinnoistaan. Niistä käytetään myös muita nimityksiä, kuten markkinavuoropuhelukutsu. HILMA-ilmoituskanavasta löydät niitä esimerkiksi valitsemalla ilmoitustyypiksi ”Ennakkoilmoitus / markkinakartoitus”. Esimerkiksi tänään 14.12.2023 HILMAssa on noin 5000 ilmoitusta, joista yli kymmenen prosenttia on ennakkoilmoituksia ja markkinakartoituksia. Hakusanalla tietopyyntö löytyy yli 150 ilmoitusta.

Miksi minun pitäisi vastata tietopyyntöön, koska sehän ei ole varsinainen tarjouspyyntö?

Siksi, että sillä tavalla ensinnäkin kerrot hankintayksikölle yrityksesi olemassaolosta ja toisekseen siksi, että siten saatat päästä vaikuttamaan tulevan hankinnan sisältöön.

Jos sinulla on puutarha, niin voisit hyvinkin tarjota kunnille kasveja. Itse asiassa Hämeenlinnan kaupungin tarvitsemien kausikasvien 2024 osalta tarjouskilpailu on vielä hetken käynnissä. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Hankintayksiköt eivät välttämättä ehdi käyttää aikaa googlatakseen tietyn toimialan yrityksiä. Ja vaikka googlaisivat, niin voi olla, että yrityksesi ei tule näkyviin ensimmäisissä hakutuloksissa. Siksi on tärkeää, että tuot hankintayksikön tietoon yrityksesi olemassaolon. Tietopyyntöjä ja vastaavia käytetään juuri siksi, että saadaan selville, mitä yrityksiä kyseinen hankinta kiinnostaa.

Toki hankintayksikkö viime kädessä päättää hankinnan ehdoista, kuten soveltuvuusvaatimuksista ja sopimusehdoista, mutta miten hankintayksikkö voisi edes tietää yrityksesi mielipiteistä, jos et tuo niitä esille. Esimerkiksi markkinavuoropuhelussa voit tuoda esille sen, jos soveltuvuusvaatimukset mielestäsi rajaavat liikaa tarjoajia kilpailun ulkopuolelle. Tai jos sinulla on esittää uudenlainen tapa toteuttaa hankinta, se saattaa hyvinkin kiinnostaa kilpailuttajaa.

Hämeenlinnan kaupungin ohjeessa tarjoajille kerrotaan tietopyynnöistä ja vuoropuheluista

Myytkö ajoneuvoja, joita kunnat tarvitsevat? Hämeenlinnan kaupungilla on parhaillaan käynnissä kilpailutus kuorma-autosta katujen kunnossapitoon. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohjeessa, jonka löydät verkkosivun www.hameenlinna.fi/hankinnat/ ylälaidasta, kerrotaan tietopyynnöistä ja vuoropuheluista seuraavaa:

”Kaupungin hankinnoista voidaan julkaista HILMA-ilmoituskanavassa (www.hankintailmoitukset.fi) tietopyyntö, jolla pyydetään hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä ja muita yhteisöjä ilmoittautumaan kaupungille. Hämeenlinnan kaupungin tulevista hankinnoista kerrotaan myös Hankinnat ja Hämeenlinna -blogissa (https://hmlhankinnat.blogspot.fi).

Kaupungin hankinnoissa pyritään käymään vuoropuhelua alan toimijoiden (erityisesti paikallisten toimijoiden) kanssa ennen tarjouspyynnön julkaisua.

Jos olet mukana vuoropuhelussa ja pääset kommentoimaan asiakirjaluonnoksia, niin käytä tilaisuus hyödyksi:

• Jos yritykselläsi/yhteisölläsi on tarjota uusi innovatiivinen ratkaisu tai yritykselläsi/yhteisölläsi on muuta uusinta tietoa hankinnan kohteesta, niin kerro tietosi vuoropuhelussa!
• Kaupunki on kiinnostunut uusista innovaatioista ja alan ”uusista tuulista”
• Kaupunkia kiinnostaa, voiko hankinnan kilpailuttaa jollain uudella tavalla tai jostain uudesta näkökulmasta
• Lue luonnokset huolellisesti läpi – “Tee kotiläksysi!”
• Kerro kaupungille sellaisista ehdoista, jotka eivät ole alalle tyypillisiä. Kerro, mitkä ovat alalle tyypilliset ehdot.
• Kerro kaupungille sellaisista kohdista, jotka estävät yritystäsi/yhteisöäsi tarjoamasta. Kerro, miten kyseisiä kohtia kannattaisi muuttaa.
• Jos jokin kohta on epäselvä tai tulkinnanvarainen, niin kysy mitä sillä tarkoitetaan”

Nuorten kesätyöllistäminen 2024

Kansallinen ennakkoilmoitus / markkinakartoitus HILMA-ilmoituskanavassa.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Liikenteenharjoittaja: Haluatko päästä ajamaan Hämeenlinnan kaupungin henkilökuljetuksia?

Hämeenlinnan kaupungilla on käynnissä useampi liikenteenharjoittajia kiinnostava tarjouskilpailu. Lisäksi viimeistään alkuvuodesta 2024 julkaistaneen tarjouspyynnöt kohteista H2 (koulukuljetukset Hauholla Eteläisten alueella) ja R1 (Rengon koulu- ja esikoulukuljetukset sekä palveluliikenne) sekä tilausajopalveluista.

Henkilökuljetusten (ns. ylivuotoajoneuvot) dynaamiseen hankintajärjestelmään (DPS) on tähän mennessä hyväksytty seuraavat ehdokkaat: HämeBus Oy, Masan Inva- ja paaritaksi, Mustat Autot Oy, Taksi Hannu Hiisilä, Tervakosken Taksi tmi, Triviabus, Tuulan Taksi sekä Vekka Group Oy. Sopimuksia tehdään vasta DPS:n sisäisten kilpailutusten perusteella. Huomioithan, että dynaamisen hankintajärjestelmän sisäiseen kilpailutukseen voivat osallistua vain hyväksytyt ehdokkaat. Näin ollen, jos haluaisit mukaan DPS:ään, sinun täytyy jättää osallistumishakemus.

Dynaamisen hankintajärjestelmän etuja puitejärjestelyyn verrattuna on muun muassa, että järjestelmään pääsee mukaan uusia toimijoita periaatteessa milloin tahansa ja että järjestelmä voi olla pidempikestoisempi kuin neljä vuotta. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Joukkoliikenteen osalta käynnissä ovat kohteiden 9 (linjat 400, 401 ja 402), 12 (linjat 601, 602, 610, 700, 701, 702, 703, 710 ja 751) ja 13 (linjat 620, 621 ja 622) tarjouskilpailut.

Dynaamisesta hankintajärjestelmästä ja joukkoliikenteen tarjouskilpailuista löydät tarkempaa tietoa Tarjouspalvelu-portaalista. Sitä kautta pystyt jättämään osallistumishakemuksen/tarjouksen.

Työllisyyspalveluiden dynaamiset pienhankinnat käynnistyvät vuosille 2024–2025

Työllisyyspalveluiden ykköstavoite on löytää työtä sitä etsiville sekä auttaa työnhakijaa ja työnantajaa kohtaamaan avoimilla työmarkkinoilla. Palveluiden painopisteet suuntautuvat siis entistäkin vahvemmin työllistymiseen, työhyvinvoinnin rakentamiseen sekä työssä pysymisen tukemiseen.

Työnhaun tehotreeni 2024–2025 on nyt julkaistu TyöllisyysSampossa. Palveluntuottajat pääsevät jättämään osallistumishakemuksen vaikka jo tänään.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Tulevien viikkojen aikana julkaistaan myös uusi Hyvinvoinnin koutsi -palvelu, Yrittäjän asenne -palvelu sekä Valmennuksellinen uuteen alaan tutustuminen sekä Valmennuksellinen paluu töihin -palvelu. Siisti koti -palvelu sellaisenaan poistuu ja sisällytetään uuteen Hyvinvoinnin koutsi -palveluun, joten erillistä osallistumisilmoitusta tähän palveluun ei julkaista.

Haluatko olla merkittävä lenkki Hämeenlinnan ruoka-avussa? – Hämeenlinnan ruoka-avun kylmäjakeluketjun hankinnan kilpailutus on käynnissä

Hämeenlinnan kaupunki kilpailuttaa Hämeenlinnan ruoka-avun kylmäjakeluketjun hankinnan. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat Tarjouspalvelu-portaalissa, jota kautta tarjoukset jätetään. Tarjousten jättöaika päättyy 1.12. klo 16.00. Kysymyksiä tarjouspyynnöstä voi esittää portaalin kautta 22.11. klo 16.00 saakka.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Hankinnan tavoitteena on toteuttaa toimiva ja kokonaistaloudellisesti edullinen hävikkiruoan kylmäjakeluketju Hämeenlinnassa. Hämeenlinnan ruoka-avun kylmäjakeluketjun palveluntuottaja vastaa vähittäis- ja tukkuliikkeiden sekä mahdollisten tuottajien lahjoittaman ylijäämäruoan (hävikkiruoka) kuljettamisesta ja välivarastoinnista osana vähävaraisille kuntalaisille kohdistuvaa hävikkiruokajakelutoimintaa. Kylmäkuljetusta vaativien tuotteiden lisäksi jaettavana saattaa olla myös lämpimässä säilytettäviä elintarvikkeita kuten leipää.

HUOM!

Tarjoajien tulee lukea läpi ennen tarjouksen tekemistä Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohje, joka on verkkosivulla www.hameenlinna.fi/hankinnat/. Tarjoajien kannattaa tarvittaessa kysyä apua tarjouksen laatimiseen liittyen esimerkiksi seuraavilta henkilöiltä: https://julkisethankinnathame.fi/neuvontaa/.

Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjouspyyntöasiakirjat kannattaa lukea viipymättä läpi, jotta tarjoaja ehtii tarvittaessa esittää tarjouspyynnöstä kysymyksiä Tarjouspalvelu-portaalin kautta kysymysten esittämisen määräaikaan mennessä.

Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Hämeenlinnan hankintatreffeillä oli asiaa elinvoimasta, hankinnoista ja viestinnästä

Hämeenlinnan hankintatreffit järjestettiin 26. lokakuuta. Tilaisuuden avasi Hämeenlinnan kaupungin elinvoimajohtaja Niklas Lähteenmäki. Hänen jälkeensä kaupungin hankintapäällikkö Aapo Korte puhui elinvoimasta, hankinnoista ja viestinnästä.

Korte korosti sitä, että hankinnan valmistelu on se vaihe, jolloin tulevan tarjouskilpailun sisältöön pystytään vaikuttamaan vielä merkittävästi, kun taas tarjouskilpailu on se vaihe, jolloin tarjouskilpailun sisältöön ei voida tehdä kuin vähäisiä muutoksia. Näin ollen hankinnasta kiinnostuneen yrityksen kannattaa olla aktiivinen erityisesti valmisteluvaiheessa.

Hämeenlinnan kaupungin hankintapäällikkö Aapo Korte painotti sitä, että on tärkeää panostaa hankinnan valmisteluun. Tämä ei koske pelkästään hankintayksiköitä, vaan myös julkisista hankinnoista kiinnostuneita yrityksiä.

Esityksessä myös kerrottiin, että Hämeenlinnan hankinnoista on saatavissa tietoa etukäteen. HILMA-ilmoituskanavassa ja tässä blogissa julkaistaan tietopyyntöjä, joihin yrityksen kannattaa vastata, jos kyseinen hankinta kiinnostaa. Kaupungin verkkosivuilla on Hankintasopimuskooste; jos sopimuskausi on päättymässä lähitulevaisuudessa, kannattaa yrityksen olla yhteydessä ko. hankintakategorian yhteyshenkilöön (yhteyshenkilöt löytyvät samaiselta verkkosivulta).

Kaupunginhallituksen ja lautakuntien hyväksymistä hankintasuunnitelmista tulee yhteenveto kaupungin verkkosivuille alkuvuodesta. Erityisesti talonrakennus- ja kunnallistekniikan investoinneista sekä irtaimen omaisuuden investoinneista kiinnostuneiden kannattaa katsoa ne talousarviosta.

Hankintapäällikkö Aapo Korte kehotti tutustumaan julkisen hankinnan pelisääntöihin. Niihin tutustumisen voi aloittaa esimerkiksi kaupungin laatimasta ohjeesta (ohjeen löydät tämän verkkosivun alusta), joka auttaa välttämään tyypillisimmät virheet, jotka usein johtavat tarjouksen poissulkemiseen. Koska julkisia hankintoja toteutetaan lakiin ja hankintayksiköiden laatimiin sääntöihin perustuen, on ne syytä tuntea ennen tarjouksen tekemistä.

Hämeenlinnan hankintatreffeillä otettiin myös rautalanka avuksi. Näillä neljällä keskeisellä ohjeella yrityksen pitäisi pystyä välttämään julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa sellaiset virheet, joihin ei kannata ainakaan sortua.

Elinvoimasta, hankinnoista ja viestinnästä todettiin yhteenvetona, että hankinnoilla voidaan osittain lisätä elinvoimaa, mutta hankintayksikkö ei saa suosia yhtäkään tarjoajaa. Siksi viestintä nousee arvoon arvaamattomaan. Viestinnän tulee olla molemminpuolista (yritys ei voi jäädä odottamaan kauppaa ”neljän seinän sisälle”) ja sen tulee keskittyä erityisesti hankinnan valmisteluvaiheeseen, koska silloin on paras mahdollisuus vaikuttaa asioihin.

Koulukuljetukset Hauholla Eteläisten alueella (kohde H2)

Kansallinen ennakkoilmoitus / markkinakartoitus HILMA-ilmoituskanavassa.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Palmia jatkaa yhteistyötä Hämeenlinnan kaupungin kanssa ateria- ja siivouspalveluissa

Palmia jatkaa ateria-, siivous- ja käyttäjäpalvelujen tuottajana Hämeenlinnan läntisen kantakaupungin sekä Hauhon, Lammin ja Tuuloksen alueella. Palvelukohteita on yhteensä kolmisenkymmentä ja niihin kuuluu muun muassa kouluja, päiväkoteja, monitoimitiloja ja kirjastoja.

Palvelukokonaisuuteen haettiin kilpailutuksella kumppania, jonka kanssa voidaan toimia hyvässä yhteistyössä ja -hengessä koko sopimuskauden ajan. Tavoitteena on, että loppukäyttäjät kokevat palvelun toimivana. Ateriapalveluiden osalta hankinnan tavoitteena on kohtuuhintainen maistuva ja ravitseva ruoka siten, että ruokailijat saadaan syömään hyvin ja hävikkiä on mahdollisimman vähän. Siivous- ja käyttäjäpalveluiden osalta hankinnan tavoitteena on kohtuuhintainen, toimiva ja riittävä palvelu.

Uusi sopimus koskee muun muassa Lammilla sijaitsevan Konnarin koulun ateria-, siivous- ja käyttäjäpalveluita. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Hämeenlinnan kaupungin hankintapäällikkö Aapo Korte pitää kilpailutusta onnistuneena: ”Tarjouskilpailun valmisteluun panostettiin, mikä näkyi muun muassa alan toimijoiden kanssa käytyinä useina vuoropuheluina. Vuoropuhelut käytiin erittäin hyvässä hengessä ja vaikka vain yksi yritys voi voittaa kilpailutuksen, uskon, että vuoropuhelut hyödyttivät kaikkia niihin osallistuneita.”

Uusi sopimus Palmian kanssa allekirjoitettiin lokakuussa. Sopimuskausi alkoi 1. elokuuta ja se on kestoltaan neljä vuotta sisältäen lisäksi neljän vuoden option.

Hämeenlinnan kaupungilla on useita dynaamisia hankintoja, joihin pääsee mukaan melkein milloin tahansa

Olet ehkä tottunut tarjouskilpailuihin, joissa kilpailun hävinneet joutuvat odottamaan seuraavaa kilpailutusta useamman vuoden. Tai olet pahimmillaan jättänyt tarjouksen myöhässä, jolloin tarjouksesi on suljettu pois tarjouskilpailusta ja joudut odottamaan seuraavaa kilpailutusta useamman vuoden.

Dynaamiset hankinnat ovat tästä poikkeus, koska niihin pääsee mukaan melkein milloin tahansa. Kannattaa kuitenkin muistaa, että hyväksytyksi palveluntuottajaksi pääseminen ei vielä tarkoita sitä, että yritykseltäsi tehtäisiin tilauksia.

Dynaamisia hankintoja on pääasiassa kahdenlaisia: dynaaminen hankintajärjestelmä, joka on hankintalain mukainen menettely, sekä dynaaminen pienhankinta, joka on kevyempi nimenomaan pienhankintoihin tarkoitettu menettely.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Kiinnostaisiko yritystäsi jokin seuraavista dynaamisista hankinnoista?

Osoitteessa https://hankintasampo.fi/tyollisyyspalvelut/ on useita työllisyyspalvelujen ja muita dynaamisia pienhankintoja. Työllisyyspalvelujen hankintoja ovat Työhön paluun tueksi -palvelu (yritykset + 3. sektori), Koutsi -palvelu 2023, Yrittäjän asenne -palvelu 2023, Siisti koti 2023 ja Duunissa oppien -palvelu. Työnohjauspalveluita koskien osallistumishakemuksia voi jättää elokuuhun 2024 saakka. Video- ja valokuvauspalveluita koskien osallistumishakemuksia voi jättää heinäkuuhun 2024 saakka.

Osoitteesta https://tarjouspalvelu.fi/hameenlinna löytyy puolestaan henkilökuljetusten (ns. ylivuotoajoneuvot) dynaaminen hankintajärjestelmä. Siinä hankintavaihe kestää joulukuuhun 2029 saakka ja saman ajan on mahdollista jättää osallistumishakemuksia. Henkilökuljetukset, joita ei saada muuta kautta hoidettua, kilpailutetaan järjestelmän sisällä hyväksytyn osallistumishakemuksen jättäneiden liikenteenharjoittajien kesken.

Kertaus on opintojen äiti – Mistä löydän tietoa Hämeenlinnan ja muun Kanta-Hämeen hankinnoista?

Paitsi että löydät tietoa Hämeenlinnan ja muun Kanta-Hämeen hankinnoista tästä blogista, löydät sitä myös monesta muusta paikasta. Tästä blogista löydät tietoa erityisesti tulossa olevista hankinnoista.

Aulanko on yksi vierailemisen arvoisista paikoista Hämeenlinnassa. Erityisesti Aulangon näkötornista avautuva maisema on jotain, mitä ei pääse missä tahansa kokemaan. Kaupungin matkailutarjonnasta löydät tietoa Hämeenlinnan verkkosivuilta; kuten myös siitä, miksi yrityksesi kannattaa sijoittautua Hämeenlinnaan. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Käynnissä olevat tarjouskilpailut

HILMA-ilmoituskanavasta kaupungin hankintoja voi etsiä käyttämällä hakukentässä hakusanaa Hämeenlinna. Työllisyyspalveluiden ja muut mahdolliset dynaamiset pienhankinnat ovat TyöllisyysSampo-portaalissa. Muut pienhankinnat sekä EU- ja kansalliset hankinnat ovat Tarjouspalvelu-portaalissa.

Muun Kanta-Hämeen julkisia hankintoja voi vastaavalla tavalla etsiä HILMAsta. Kannattaa myös hyödyntää tämän blogin oikeassa laidassa olevia linkkejä, erityisesti otsikoiden ”Kanta-Hämeen muiden hankintayksiköiden hankintoja” ja ”Muita tarjouskilpailuja” alta löytyviä linkkejä. Myös Julkiset hankinnat Häme -sivustolla (klikkaa ylälaidasta Avoimia hankintoja) on tietoa Kanta-Hämeen hankintayksiköiden hankinnoista.

www.hameenlinna.fi/hankinnat/

Kaupungin verkkosivuilla on yleistä tietoa hankinnoista, kuten hankintakategoriat yhteyshenkilöineen ja Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohje.

Hämeenlinnassa ymmärretään, että hyvään hankintaan tarvitaan hyvät perustukset! Siksi kaupungin hankinnoissa panostetaan sopimuskauden lisäksi erityisesti hankinnan valmisteluun ja vuoropuheluun. Valmistelussa ja vuoropuhelussa tärkeä merkitys on yrityksillä, jotka arvostavat rehellistä ja avointa vuoropuhelua hankintayksikön kanssa, jotka nauttivat kilpailusta ja jotka haluavat edustaa oman alansa huippua. Viimeksi kaupunki on julkaissut tietopyynnön työsuhdepolkupyöristä. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Talousarvio ja hankintasuunnitelmat

Talousarviosta kannattaa etsiä erityisesti tulevia talonrakennus- ja kunnallistekniikan investointeja sekä irtaimen omaisuuden investointeja. Kaupunginhallituksessa ja lautakunnissa käsitellään vuosittain EU- ja kansallisia hankintoja koskevat hankintasuunnitelmat. Talousarvio löytyy kaupungin verkkosivuilta ja yhteenveto hankintasuunnitelmista lisätään aina alkuvuonna osoitteeseen www.hameenlinna.fi/hankinnat/.

Hämeenlinnan kaupungin hankinnoissa kokeillaan myös esimerkiksi erilaisia hankintamenettelyjä. Henkilökuljetusten (ns. ylivuotoajoneuvot) dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) hankintavaihe on parhaillaan käynnissä. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.