Tietopyynnöt ja vuoropuhelut ovat yrityksen mahdollisuus vaikuttaa

Hämeenlinnan kaupungin hankinnoista voidaan julkaista HILMA-ilmoituskanavassa tietopyyntö, jolla pyydetään hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä ja muita yhteisöjä ilmoittautumaan kaupungille. Tietopyynnöstä saatetaan käyttää myös nimitystä markkinakartoitus. Hämeenlinnan tulevista hankinnoista kerrotaan myös tässä blogissa.

Kaupungin hankinnoissa pyritään käymään vuoropuhelua alan toimijoiden (erityisesti paikallisten toimijoiden) kanssa ennen tarjouspyynnön julkaisua. Vuoropuhelua käydään riittävän monen toimijan kanssa, jotta tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu ei vaarannu.

Jos olet mukana vuoropuhelussa ja pääset kommentoimaan asiakirjaluonnoksia, niin käytä tilaisuus hyödyksi:

• Jos yritykselläsi on tarjota uusi innovatiivinen ratkaisu tai yritykselläsi on muuta uusinta tietoa hankinnan kohteesta, niin kerro tietosi vuoropuhelussa!
• Kaupunki on kiinnostunut uusista innovaatioista ja alan ”uusista tuulista”.
• Kaupunkia kiinnostaa, voiko hankinnan kilpailuttaa jollain uudella tavalla tai jostain uudesta näkökulmasta.
• Lue luonnokset huolellisesti läpi – “Tee kotiläksysi!”
• Kerro kaupungille sellaisista ehdoista, jotka eivät ole alalle tyypillisiä. Kerro, mitkä ovat alalle tyypilliset ehdot.
• Kerro kaupungille sellaisista kohdista, jotka estävät yritystäsi tarjoamasta. Kerro, miten kyseisiä kohtia kannattaisi muuttaa.
• Jos jokin kohta on epäselvä tai tulkinnanvarainen, niin kysy mitä sillä tarkoitetaan. 

On Hämeenlinnan etu, että hankinnan kohteen alan toimijat ovat mukana hankinnan valmistelussa. Ja on alan toimijoiden etu osallistua hankinnan valmisteluun ja kuulla hankintayksikön ajatuksista ja tarpeista koskien hankinnan kohdetta. Kyseessä on siis win-win -tilanne, jolla hankinta saadaan onnistumaan parhaimmalla mahdollisella tavalla.

Muitakin hyödyllisiä ohjeita tarjoajille on kerrottu Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohjeessa, joka löytyy täältä. Samalta sivulta löytyy myös Näin täytät ESPD-lomakkeen -ohje EU-hankintoja varten.