Rautalankaohje tarjoajille #7

Julkisten hankintojen luonteen vuoksi on tärkeää, että tarjoajat ymmärtävät, miten julkiseen hankintaan tulee tarjota. Tästä syystä tässä blogissa kerrotaan tarjoajille rautalankaohjeita tarjoamiseen, yksi ohje kerrallaan. Vaikka nämä ohjeet tuntuvat itsestäänselvyyksiltä, ne eivät valitettavasti sitä ole; liian usein tarjouksia joudutaan sulkemaan pois tarjouskilpailuista syistä, jotka olisivat olleet vältettävissä rautalankaohjeilla. Pyyntö tarjoajille: toimikaa näiden ohjeiden mukaisesti, sillä se on kaikkien etu!

Rautalankaohje #1 löytyy täältä. Rautalankaohjeet #2-6 ja #8 ovat tulossa blogiin myöhemmin.

Älä jätä tarjousta myöhässä!

Muistele kouluaikaasi. Jos myöhästyit pääsykoetilaisuudesta, niin pääsitkö vielä tekemään pääsykoetta? Tuskin.

Sama pätee tarjouksen tai osallistumishakemuksen myöhästymiseen. Tarjoajalla on lähtökohtaisesti vastuu siitä, että tarjous saapuu hankintayksikköön perille asetetussa määräajassa. Mahdollinen poikkeus tähän on esimerkiksi se, että hankintayksikön käyttämässä kilpailutusjärjestelmässä on ollut tarjoajasta riippumaton virhetilanne (valitettavan usein virhetilanne on kuitenkin johtunut tarjoajasta itsestään).

Se, että myöhässä saapunut tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta ei ole hankintayksikön kiusantekoa, vaan hankintayksiköllä ei ole siinä tilanteessa muuta vaihtoehtoa. Markkinaoikeudesta löytyy viime vuosilta useita ratkaisuja, joissa linja on ollut selkeä: myöhässä saapunut tarjous tulee hylätä. Tarjous tulee hylätä, vaikka se olisi minuutinkin myöhässä ja vaikka olisi kyse kymmenien miljoonien eurojen hankinnasta. Muuten tarjoajia ei kohdeltaisi tasapuolisesti ja syrjimättömästi.

Esimerkiksi markkinaoikeuden ratkaisussa MAO:671/18 on tarjouksen todettu saapuneen hankintayksikölle myöhässä, koska tarjousta ei ollut lähetetty tarjousportaalista, vaikka tarjous oli lähetysvalmiiksi tallennettuna tarjousportaalissa. Esimerkiksi markkinaoikeuden ratkaisussa MAO:191/18 alustavan tarjouksen noin 250 miljoonan euron hankintaan on todettu saapuneen hankintayksikölle myöhässä; valittaja on vedonnut kesäaikaan, mutta markkinaoikeuden mielestä hankinta-asiakirjoissa on riittävän selkeästi ilmaistu olevan kyse Suomen paikallisesta ajasta.

Tämä kaikki tarkoittaa sitä, että tarjous tulee laatia ja lähettää hyvissä ajoin. Lisäksi kannattaa muistaa, että kilpailutusjärjestelmiin liittyvät tarjousportaalit eivät edes salli tarjousten lähettämistä myöhässä. Ja mikä tärkeintä, tarjous pitää muistaa myös lähettää tarjousportaalista hankintayksikölle; jos tarjouksen lähettäminen on jäänyt tekemättä, ei tarjous ole saapunut perille hankintayksikköön.

Rautalangasta tiivistäen: lue hankinta-asiakirjat läpi viipymättä (tällöin ehdit myös esittää ajoissa kysymyksiä hankintayksikölle), aloita tarjouksen laatiminen viipymättä (varsinkin jos tarjouksen laatimisessa tarvitaan useampaa henkilöä) ja lähetä sähköinen tarjous ainakin yhtä arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista (tällöin pystynet vielä reagoimaan, jos tarjouksen lähettämisessä on ongelmia)!