Tarjouskilpailujen kysymykset ja vastaukset -vaihe on tärkeä osa hankintaprosessia

Tarjouskilpailussa on tyypillisesti ns. kysymykset ja vastaukset -vaihe. Se tarkoittaa, että tarjoajat voivat esittää asiakirjoista kysymyksiä asetettuun määräaikaan mennessä ja hankintayksikkö vastaa niihin viimeistään noin viikko ennen tarjousten jättämisen määräajan umpeutumista. On kuitenkin hyvä huomata, että hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta vastata kaikkiin kysymyksiin eli esimerkiksi jos kysymyksellä ei ole merkitystä tarjouksen tekemisen kannalta, ei siihen välttämättä ollenkaan vastata.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Kun saat tiedon tarjouskilpailun käynnistymisestä, kannattaa aluksi katsoa mihin mennessä kysymyksiä voi esittää. On tärkeää, että käyt asiakirjat huolellisesti läpi ennen kyseistä määräaikaa, jotta voit halutessasi esittää hankintayksikölle kysymyksiä. Jos esimerkiksi tarjouspyynnössä on epäselvä kohta tai ristiriitaista tietoa, on sekä tarjoajan että hankintayksikön etu esittää asiasta kysymys.

Nykyään kun käytetään erilaisia tarjousportaaleita, kysymyksetkin lähetetään yleensä portaalin kautta. Myös vastaukset tulevat näkyville portaaliin. Huomioithan, että tarjoajan velvollisuutena on lukea kaikki kysymykset ja niihin annetut vastaukset läpi ja ottaa ne huomioon tarjousta tehdessään. Mikäli kysymykset tulee lähettää tarjousportaalin kautta, hankintayksikkö ei yleensä vastaa ollenkaan puhelimitse tai sähköpostitse esitettyihin kysymyksiin.