Näin teet tarjouksen! – Ohjeemme auttaa tarjoamisessa julkisiin hankintoihin

Tiesitkö, että jos hankinnan tarkoituksena on ainutkertaisen taideteoksen tai taiteellisen esityksen luominen tai hankkiminen, ei hankintaa tarvitse kilpailuttaa? Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Hämeenlinnan kaupunki on laatinut tarjoajia varten ohjeen, jonka tarkoituksena on helpottaa tarjousten tekemistä kaupungin tarjouskilpailuihin. Ohjetta on nyt alkuvuodesta päivitetty.

On erittäin suositeltavaa, että jokainen toimija, joka harkitsee tarjouksen tekemistä kaupungille, lukee ohjeen ensin läpi. Siitä on varmasti hyötyä myös muiden hankintayksiköiden tarjouskilpailuissa. Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohje löytyy verkkosivulta www.hameenlinna.fi/hankinnat/.

Hämeenlinnan kaupungin tarjouskilpailut löytyvät kahdesta paikasta: https://tarjouspalvelu.fi/hameenlinna ja https://hankintasampo.fi/tyollisyyspalvelut/.

Ensimmäisessä luvussa kerrotaan, mitä julkiset hankinnat ovat ja miten ne jaotellaan. Toinen luku keskittyy kaupungin tarjouskilpailuihin ja niissä käytettäviin sähköisiin kilpailutusjärjestelmiin; huomionarvoista on, että muut pienhankinnat kuin dynaamiset ovat samassa tarjousportaalissa EU- ja kansallisten hankintojen kanssa. Erilaiset tietopyynnöt/markkinakartoitukset ja vuoropuhelut ovat nykyään tärkeä osa Hämeenlinnan hankintoja ja siksi tarjoajapuolen kannattaa niihin panostaa.

Kolmas luku tarjoaa käytännön ohjeita tarjoajille – vastaa niin kuin on kysytty ja vastaa siihen mitä on kysytty voi tuntua itsestäänselvältä, mutta valitettavasti se ei usein sitä ole. Kyseisessä luvussa kerrotaan myös tarjousten vaiheittaisesta arvioinnista, tilaajavastuulain mukaisista asiakirjoista sekä siitä, mitä voi tehdä tilanteessa, jossa omat rahkeet eivät riitä.

Kuulostaako tämäkin itsestäänselvältä? Voi olla, mutta neuvo kannattaa ottaa vakavasti, koska julkisissa hankinnoissa ei pidä jättää asioita viime hetkeen.

Neljäs ja viimeinen luku keskittyy EU-hankintoihin, joissa erityispiirteinä ovat ESPD-lomake eli yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja ja hankintamenettelyä koskevat rikosrekisteriotteet. Yhteishankintayksiköiden tarjouskilpailut ovat usein EU-hankintoja; niitä kannattaa seurata, koska Hämeenlinna ei kilpailuta kaikkea itse, vaan on mukana tarkoituksenmukaisissa yhteishankinnoissa.

Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohjeessa on alle 15 sivua, joten sen lukemiseen ei tuhraannu liikaa aikaa, ja lukemalla sen olet paljon valmiimpi tarjoamaan julkisiin hankintoihin.

Tarjousten arviointi tapahtuu vaiheittain. Jos tarjoaja ei ole soveltuva tai jos tarjous on tarjouspyynnön vastainen, ei tarjous pääse mukaan tarjousvertailuun. Soveltuvuudella tarkoitetaan tarjoajan yleisiä edellytyksiä, kuten tilaajavastuulain mukaisia velvoitteita, taloudellista tilannetta, vastuuvakuutusta ja referenssejä.

Haluatko jättää jälkesi Ahveniston moottoriradalle? – Käyttöoikeussopimuksen kilpailutus käynnistynyt

Hämeenlinnan kaupunki kilpailuttaa Ahveniston moottoriradan käyttöoikeussopimuksen. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat Tarjouspalvelu-portaalissa, jota kautta tarjoukset jätetään. Tarjousten jättöaika päättyy 20.3. klo 12.00. Kysymyksiä tarjouspyynnöstä voi esittää portaalin kautta 3.3. klo 12.00 saakka. Tarjouskilpailun aikana on myös mahdollista osallistua katselmukseen, josta on tarkempaa tietoa tarjouspyynnössä.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Moottoriradan operoinnin nykyinen sopimuskausi on päättymässä syksyllä 2023, tavoitteena on löytää alueelle uusi pitkäaikainen sopimuskumppani, jolla on osaamista, intoa ja näkemystä moottoriradan operointiin ja alueen monipuoliseen kehittämiseen.

Yksi Suomen vanhimmista moottoriurheilun areenoista

Legendaarinen Ahveniston moottorirata on yksi Suomen vanhimmista moottoriurheilun areenoista, joka tunnetaan hyvin Suomessa ja maailmalla. Moottoriradan sijainti on täysin poikkeuksellinen, koska se sijaitsee keskellä kaupunkia vain neljä kilometriä keskustasta. Moottorirata on valmistunut vuonna 1967 vanhalle soranottoalueelle Ahveniston harjun juurelle. Vuosien saatossa radalla on kisattu niin autoilla, formuloilla kuin moottoripyörilläkin. Nykyisin Etelä-Suomessa on Ahveniston lisäksi vain pari moottorirataa.

Hämeenlinnan kaupungin tahtotila on, että moottoriurheilu säilyy ja alue kehittyy tarjoamalla monipuolisemmin palveluita ja tapahtumia ympäri vuoden. Hiihto liikuttaa kuntalaisia ja tuo väkeä myös muualta, tämän vuoksi hiihto tulee pysymään talvikaudella osana moottorirata-alueen toimintaa ja kaupunki takaa tämän talviurheilumahdollisuuden asukkaille. Ahveniston moottoriradan hiihto-olosuhteet ovat ainoat kilpahiihtoon ja sen treenaamiseen soveltuvat. Ahveniston moottorirata-alueelle toivotaan tulevaisuudessa entistä monipuolisemmin eri urheilulajeja ja aktiviteetteja ympäri vuoden.

Yhteistyö kaupungin, sidosryhmien ja muiden alueen yrittäjien kanssa on tärkeää. Tapahtumien kehittäminen ja kisojen palvelutarjonnan edistäminen yhdessä toimijoiden kanssa on tärkeää alueen elinvoimaisuudelle. Nykyisin moottoriradalla käy kesäkaudella noin 50 000 - 60 000 kävijää ja tapahtumien määrää kasvattamalla ja monipuolisella palvelutarjonnalla tavoitellaan kävijämäärien nousua. Vastuullisuuden ja moottoriurheilun kehittymisen ympäristöystävällisempään suuntaan tulee olla tärkeässä osassa tulevaisuuden moottoriratatoiminnassa. Ympäristön huomioiminen ja vaaliminen sekä myös lähialueen asukkaiden huomioiminen tulee olla osana toimijan toimintaa.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Ahveniston moottorirata on tärkeä osa Hämeenlinnan matkailua ja edistää tapahtumien kautta myös Hämeenlinnan näkyvyyttä. Tapahtumat, matkailupalvelut ja myös moottoriurheilu kehittyvät yhä elämyksellisempään suuntaan. Verkostot ja niiden tuoma laaja palvelutarjonta on myös tärkeä vierailukokemuksen kannalta.

HUOM!

Tarjoajien tulee lukea läpi ennen tarjouksen tekemistä Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohje, joka on verkkosivulla www.hameenlinna.fi/hankinnat/. Tarjoajien kannattaa tarvittaessa kysyä apua tarjouksen laatimiseen liittyen esimerkiksi seuraavilta henkilöiltä: https://julkisethankinnathame.fi/neuvontaa/.

Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjouspyyntöasiakirjat kannattaa lukea viipymättä läpi, jotta tarjoaja ehtii tarvittaessa esittää tarjouspyynnöstä kysymyksiä Tarjouspalvelu-portaalin kautta kysymysten esittämisen määräaikaan mennessä.

Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Hämeenlinnan kaupungille ajoneuvopolitiikka 1.1.2023 alkaen

Hämeenlinnan kaupunginhallitus hyväksyi 19.12.2022 kaupungille ajoneuvopolitiikan, joka tuli voimaan 1.1.2023. Ajoneuvopolitiikka on kaupungin verkkosivuilla.

Hämeenlinnan kaupungin ajoneuvopolitiikassa määritellään selkeät linjaukset ja ehdot, joita ylläpidetään ja päivitetään säännöllisesti. Ajoneuvopolitiikka tukee kaupungin tavoitteiden ja arvojen mukaista toimintaa tarjotessaan henkilöstölleen turvallisen, kustannustehokkaan ja ympäristönäkökulmat huomioon ottavan tavan hoitaa työtään.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Ajoneuvopolitiikassa otetaan kantaa mm. ajoneuvoluokkiin, mahdollisuuteen käyttää yhteiskäyttöautoja, sähköistämiseen, ajoneuvojen pitoaikaan ja niiden uusimisen/hankinnan perusteisiin sekä vakuutuksiin ja ajoneuvovahinkoihin.

Ajoneuvoluokat ovat pieni henkilöauto, farmariauto, maastoauto/SUV, pakettiauto (pieni kuorma ja vähän ajoa), pakettiauto (painava kuorma tai paljon ajoa) sekä kuorma-autot ja muut erikoisajoneuvot.

Sähköistämisen osalta politiikassa on taulukkomuodossa oleva aikataulu, jossa on esitelty tämän hetken suositus sähköistämiselle. Sähköistämisen toteutuminen suosituksen mukaisesti edellyttää mm. riittävää latausverkostoa ja riittävää vähäpäästöisten ajoneuvojen valikoimaa. Jos suositus toteutuu, ovat pienet henkilöautot ja osa pakettiautoista (pieni kuorma ja vähän ajoa) vähäpäästöisiä 31.12.2024 mennessä sekä muut ajoneuvot (pois lukien kuorma-autot ja muut erikoisajoneuvot) vähäpäästöisiä 31.12.2027 mennessä; siltä osin kuin tulevien vuosien aikana nykyisiä ajoneuvoja korvataan uusilla ajoneuvoilla.

Hankinnat ja Hämeenlinna -blogi on väylä hyviin hankintoihin

Hämeenlinnan kaupungin hankintapalveluita on kehitetty viimeiset vuodet erittäin aktiivisesti. Yksi osa sitä on hankintojen viestinnän kehittäminen. Erityisesti Hankinnat ja Hämeenlinna -blogi on tullut tutuksi monelle paikalliselle yritykselle ja muillekin yrityksille.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Hankinnat ja Hämeenlinna -blogi (https://hmlhankinnat.blogspot.fi) perustettiin ennen kaikkea tiedotus- ja informaatiokanavaksi Hämeenlinnan kaupunkikonsernin hankinnoista kiinnostuneille yrityksille ja muille yhteisöille. Tammikuussa 2018 perustetussa blogissa on tähän mennessä ollut jo yli 45 000 näyttökertaa. Tekstejä on ilmestynyt jo yli 280.

Hankinnat ja Hämeenlinna kertoo kaupungin tulevista tarjouskilpailuista ennakoivasti, jolloin kiinnostuneilla toimijoilla on entistä parempi mahdollisuus osallistua hankintoja koskeviin infotilaisuuksiin ja vuoropuheluihin. Haluamme myös kertoa julkisista hankinnoista selkeästi ja kertoa esimerkiksi seikoista, joita ainakin täytyy ottaa huomioon tarjousta tehdessä. Vuoden 2023 ensimmäisissä teksteissä on kerrottu henkilökuljetusten kilpailutuksista, työllisyyspalveluiden dynaamisista pienhankinnoista sekä vuoden alussa kaupungin hankintatoimessa tapahtuneista muutoksista.

Paitsi että blogi on tärkeä Hämeenlinnan hankintojen ulkoinen viestintäkanava, se on myös tapa lisätä hankintojen avoimuutta. Blogista löytyvät linkit mm. kaupungin tarjouskilpailuihin, muiden hankintayksiköiden kilpailutuksiin ja tunnettujen yhteishankintayksiköiden verkkosivuille.

Suosituimmat tekstit ovat käsitelleet tilaajavastuulain mukaisia asiakirjoja, ateria- ja siivouspalveluiden kyselyä sekä yhteishankintayksiköitä.

Hankinnat ja Hämeenlinna on blogi Hämeenlinnan kaupungin hankinnoista ja hankintapalveluista sekä julkisten hankintojen maailmasta. Blogia ylläpitää kaupungin hankintapalvelut-yksikkö. Hankintojen kehittäminen on meillä jatkuva prosessi, ja siksi bloginkin sisältöä kehitetään koko ajan. Tähtäimessä on tehdä Hämeenlinnasta Suomen paras julkinen hankkija yhteistyössä yritysten kanssa.

Talouspalveluiden vastuualueen tarvitsemien asiantuntijapalveluiden kilpailutusta suunnitellaan

Olemme tekemässä Hämeenlinnasta Suomen parasta julkista hankkijaa! Näin ollen haluamme, että tässä tietopyynnössä kuvattu mahdollinen tuleva hankintammekin tulee olemaan Suomen paras. Siihen tarvitsemme avuksi toimijoita, jotka arvostavat rehellistä ja avointa vuoropuhelua hankintayksikön kanssa, jotka nauttivat kilpailusta ja jotka haluavat edustaa oman alansa huippua.

Kaikki tässä tietopyynnössä olevat tiedot ovat alustavia, joten ne eivät sido Hämeenlinnan kaupunkia mitenkään.

Hankinnan alustava kuvaus

Hämeenlinnan kaupunki suunnittelee kilpailuttavansa talouspalveluiden vastuualueen tarvitsemat asiantuntijapalvelut, kuten yritysjärjestelyihin liittyvät asiantuntijatyöt ja hankintakonsultointi. Talouspalvelut koostuu seuraavista yksiköistä: talouspalvelut, omistajaohjaus, hankintapalvelut ja tarkastustoimi.

Tavoitteena on kilpailuttaa puitejärjestely, jolla helpotetaan asiantuntijatöiden hankkimista ja tilaamista. Tavoitteena on myös riittävä määrä asiantuntijoita, jotka ovat oman alansa huippuosaajia.

Kilpailutuksen perusteella asiantuntijapalveluja voisivat ostaa myös kaupungin konsernipalveluiden muut vastuualueet sekä toimialat, ja mahdollisesti myös kaupungin tytäryhteisöt.

Puitejärjestelyä käytettäisiin sellaisiin asiantuntijapalvelujen ostoihin, joita ei tilata kaupungin sidosyksiköiltä tai jonkin muun sopimuksen perusteella. Mahdollisen puitejärjestelyn sisältö tarkentuu hankinnan valmistelun edetessä.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Ilmoittautuminen

Hankinnasta kiinnostuneita toimijoita pyydetään ilmoittautumaan hankintayksikölle sähköpostilla osoitteeseen hankinnat(at)hameenlinna.fi 21.2.2023 mennessä. Sähköpostiviestissä pyydetään ilmoittamaan toimijan nimi ja Y-tunnus sekä yhteyshenkilö suorine yhteystietoineen. Toimija voi lisäksi toimittaa alustavia tietoja sen tarjoamista asiantuntijapalveluista. Viestin aiheeksi pyydetään laittamaan ASIANTUNTIJAPALVELUT.

Vaihtoehtoisesti tiedot voi toimittaa Tarjouspalvelu-portaalin kautta.

Hankintoja koskeva tietosuojaseloste löytyy kaupungin tietosuojaselosteiden joukosta.

Muut tiedot

Tämä ei ole tarjouspyyntö eikä hankintailmoitus, joten tämän tietopyynnön julkaisemisella ei aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun liittyvä tietopyyntö. Tämä tietopyyntö ei velvoita Hämeenlinnan kaupunkia toteuttamaan varsinaista hankintaa.

Hankinnan kohdetta ja aikataulua tarkennetaan myöhemmin, joten hankinnan kohde ja/tai aikataulu voi muuttua. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä tarjouskilpailuun osallistumista eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta millään tavoin tarjoajan asemaan tarjouskilpailussa. Hämeenlinnan kaupunki ei maksa korvausta tietopyyntöön vastaamisesta eikä markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun osallistumisesta.

Muutoksia Hämeenlinnan kaupungin hankintatoimessa vuodesta 2023 alkaen

Hyvinvointialueuudistuksen (sote-uudistuksen) myötä myös Hämeenlinnan kaupungin hankintatoimessa on tapahtunut vuodenvaihteessa muutoksia. Alla kerrotaan keskeisimmät muutokset.

Kanta-Hämeen hyvinvointialue (Oma Häme) aloitti toimintansa 1.1.2023. Samalla Hämeenlinnan kaupungin organisaatiosta poistuivat sosiaali- ja terveystoimiala sekä Kanta-Hämeen pelastuslaitos. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Hankintatoimen ohjausryhmässä ovat sivistys- ja hyvinvointitoimialalta palvelusuunnittelija Outi Katajarinne, opetuspalvelujen vs. suunnittelija Leena Niemi-Ruuskanen, kulttuuripäällikkö Janne Nieminen, palveluohjauksen päällikkö Janne Orkola ja palvelusuunnittelija Matti Putkonen, kaupunkirakennetoimialalta joukkoliikennesuunnittelija Jukka Järvinen, yhdyskuntajohtaja Mikko Keränen ja rakennuttajainsinööri Antti Mustajärvi sekä konsernipalveluista elinvoimapäällikkö Launo Haapamäki, tietohallintojohtaja Jouni Jäkkö, hankintapäällikkö Aapo Korte, hankinta-asiantuntija Hilkka Luukkonen, hankintasihteeri Nina Pitkämäki, liiketoimintajohtaja Pauliina Rautiainen ja kokeilutoimiston johtaja Mira Sillanpää. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii hankintapäällikkö ja sihteerinä hankintasihteeri.

Hankintatoimen ohjausryhmän tehtävänä on mm. johtaa hankintatoimea ja siihen liittyvää kehitystyötä, tukea hankintapalvelut-yksikköä sen toiminnassa, edistää hyviä käytäntöjä hankinnoissa sekä toimia hankintoihin liittyvän informaation välittäjänä.

Kaupungin konsernipalveluiden hankintapalvelut-yksikön tehtävänä on mm. hankintojen koordinointi, ohjeistus ja kehittäminen. Toimialat ja konsernipalvelut vastaavat omien hankintojensa kilpailuttamisesta. Hankintapalvelut-yksikössä työskentelevät hankintapäällikkö, hankinta-asiantuntija ja hankintasihteeri.

Hankintakategorioiden osalta sivistys- ja hyvinvointitoimialan kategorioissa ei tapahdu muutoksia muuten kuin yhteyshenkilöiden osalta. Kaupunkirakennetoimialalla pääkategorioiden nimiä on muutettu ja ne ovat nyt Maankäytön ja infran suunnittelu, Yhdyskuntarakentaminen ja kunnossapito, Viranomaispalvelut sekä Tilapalvelut (kiinteistöt). Tilapalveluiden osalta palvelut on jaettu kiinteistönhoitoon ja muihin palveluihin. Sosiaali- ja terveystoimialan sekä pelastuslaitoksen kategorioita ei enää ole.

Talonrakennusurakat ovat merkittäviä hankintoja ja niitä on vuosittain useampia. Hämeenlinnan kaupungin talousarvion 2023 investointiosan mukaan niitä ovat tänä vuonna mm. Hämeenlinnan yhtenäiskoulun uudisrakennus, Myllymäen koulun kivikoulun ja puukoulun peruskorjaukset sekä kivikoulun laajennus, Ruununmyllyn kivikoulun peruskorjaus ja piha, ja rakennusten perusparannushankkeet. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Suurimmat muutokset ovat tapahtuneet pääkategoriassa Hallinto- ja tukipalvelut, joka koskee sekä konsernipalveluiden hankintoja että useamman toimialan hankintoja. Alakategoriat ovat ICT-tavarat ja -palvelut, tietojärjestelmät, kalusteet, toimistotarvikkeet, ruoka ja siivous, ajoneuvot, muut tavarat, henkilöstö- ja työllisyyspalvelut, talous- ja vakuutuspalvelut sekä muut palvelut.

Kun osa hankintasopimuksista siirtyi vuodenvaihteessa kokonaan Kanta-Hämeen hyvinvointialueelle, hallinnoitavien hankintasopimusten määrä väheni merkittävästi. Tulevaisuudessa tämä tulee näkymään myös kilpailutusten (varsinkin EU- ja kansallisten hankintojen) määrän pienenemisenä. Osa kaupungin hankintasopimuksista on jaettu vuodenvaihteessa hyvinvointialueen kanssa.

Vuosi 2023 on dynaaminen

Hämeenlinnan kaupungin työllisyyspalvelut ja Hämeenlinnan seudun työllisyyden kuntakokeilun kunnat hyödyntävät vuonna 2023 asiakastyössä jälleen dynaamisena pienhankintana hankittavia ostopalveluita. Palveluiden hankinta perustuu asiakastarpeeseen ja kullekin asiakkaalle tilataan hänen tarvitsemaansa palvelua räätälöiden ja tilannekohtaisesti. Vuonna 2023 hankitaan mm. työnhakuun, hyvinvointiin ja osaamisen kehittämiseen liittyviä palveluita.

Yritykset ja yrittäjät voivat tutustua hankittavien palveluiden palvelukuvauksiin TyöllisyysSampossa, jossa palveluntuottajaksi haluavat toimijat voivat myös jättää osallistumishakemuksen kuhunkin palveluun erikseen. Koko hankintaprosessi tapahtuu sähköisesti TyöllisyysSampossa osallistumisilmoitukseen hakemuksen jättämisestä aina yksittäiseen tilaukseen saakka. Kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät palveluntuottajat hyväksytään tuottamaan palveluita.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Koska asiakas valitsee itselleen sopivimman palveluntuottajan kaupungin verkkosivuilla sijaitsevan palvelutarjottimen kautta, on erittäin tärkeää, että palveluntuottaja kuvaa palveluaan mahdollisimman realistisesti ja monipuolisesti omilla verkkosivuillaan. Oman palvelun brändääminen ja markkinointi on sallittua ja mitä paremmin pystyt kohdentamaan palvelusi, sitä helpompi asiakkaan on siitä innostua.

Vinkit palveluntuottajille:

• Tutustu palvelukuvaukseen ja osallistumisilmoituksen liitteisiin huolella.
• Muistathan, että osallistumishakemukselle lisättävät liitteet saavat olla maksimissaan 3 kuukautta vanhoja.
• Palvelu tulee toteuttaa palvelukuvauksen mukaisesti, mutta palveluntuottajana räätälöit palvelun toteuttamisen muodon oman osaamisesi ja vahvuuksiesi mukaisesti.
• Palvelun laadukas tuottaminen on tärkeää, mutta yhtä tärkeää on raportoida toteutuneesta palvelusta tarpeeksi kattavasti asiakkaan omavalmentajalle ja viestiä aktiivisesti palvelun aikana tapahtuvista muutoksista.
• Oman palvelun aktiivinen markkinointi on toivottavaa. Tulemalla tutuksi myös omavalmentajien kanssa on helpompi kommunikoida palvelun aikana.
• Lähde liikkeelle asiakkaiden kanssa ja osallistu kuntakokeilun tapahtumiin aina kun mahdollista. Tapahtumakalenterin löydät Työllisyyspalveluiden palvelutarjottimelta.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Hilkka Luukkonen, puh. 050 408 0853, hilkka.luukkonen(at)hameenlinna.fi.

Henkilökuljetuksia kilpailutuksessa – Kanta-Hämeenlinnan sekä Janakkalan ja Kanta-Hämeenlinnan väliset henkilökuljetukset, ja Lammin ja Tuuloksen henkilökuljetukset sekä Lammin palvelulinja Kyläpussi

Hämeenlinnan kaupunki on julkaissut ennen joulua 2022 kaksi henkilökuljetuksia koskevaa tarjouspyyntöä. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat Tarjouspalvelu-portaalissa, jota kautta tarjoukset jätetään.

Lammin ja Tuuloksen henkilökuljetuksia sekä Lammin palvelulinja Kyläpussia koskevan tarjouskilpailun tarjousaika päättyy 30.1.2023 klo 10.00. Kysymyksiä voi esittää portaalin kautta 13.1.2023 klo 10.00 mennessä. Tarjouspyynnössä on viisi kohdetta (osakokonaisuutta), joista neljä ovat kohteet L1-L4 ja viides on kohde T1 ja T2.

Kanta-Hämeenlinnan sekä Janakkalan ja Kanta-Hämeenlinnan välisiä henkilökuljetuksia koskevan tarjouskilpailun tarjousaika päättyy 6.2.2023 klo 10.00. Kysymyksiä voi esittää portaalin kautta 20.1.2023 klo 10.00 mennessä. Tarjouspyynnössä on viisi kohdetta (osakokonaisuutta), jotka ovat kohteet Hä1-Hä5.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

HUOM!

Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjouspyyntöasiakirjat kannattaa lukea viipymättä läpi, jotta tarjoaja ehtii tarvittaessa esittää tarjouspyynnöstä kysymyksiä Tarjouspalvelu-portaalin kautta kysymysten esittämisen määräaikaan mennessä.

Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Rauhallista joulua ja onnellista uutta vuotta 2023!

Hämeenlinnan kaupungin joulutervehdyksen myötä kaupungin hankintapalvelut toivottaa sopimuskumppaneille, muille yrityksille ja yhteisöille, yhteistyökumppaneille sekä kaikille muille Hankinnat ja Hämeenlinna -blogia seuraaville: Rauhallista joulua ja onnellista uutta vuotta 2023!

Hankintapalvelut-yksikössä työskentelevät hankintapäällikkö Aapo Korte, hankinta-asiantuntija Hilkka Luukkonen ja hankintasihteeri Nina Pitkämäki.

Suunnitteilla uuden varausjärjestelmän hankinta

Olemme tekemässä Hämeenlinnasta Suomen parasta julkista hankkijaa! Näin ollen haluamme, että tässä tietopyynnössä kuvattu mahdollinen tuleva hankintammekin tulee olemaan Suomen paras. Siihen tarvitsemme avuksi toimijoita, jotka arvostavat rehellistä ja avointa vuoropuhelua hankintayksikön kanssa, jotka nauttivat kilpailusta ja jotka haluavat edustaa oman alansa huippua.

Kaikki tässä tietopyynnössä olevat tiedot ovat alustavia, joten ne eivät sido Hämeenlinnan kaupunkia mitenkään.

Hankinnan alustava kuvaus

Hämeenlinnan kaupunki suunnittelee uuden varausjärjestelmän hankintaa kevään 2023 aikana. Varausjärjestelmällä tehtäisiin, maksettaisiin, uusittaisiin ja hallinnoitaisiin erilaisia varauksia kohteisiin, kuten mökkeihin, venepaikkoihin tai avaimiin. Haussa on hyvin toimiva ja kustannustehokas järjestelmä, joka taipuu monenlaisiin varauksiin.

Hankinnan alustaviin tavoitteisiin on listattu järjestelmän soveltuvuuden kannalta keskeisiä vaatimuksia. Yhdellä järjestelmällä ei välttämättä tarvitse onnistua kaikki nimetyt osa-alueet, vaan voitte esittää myös esimerkiksi yhtä tai kahta osa-aluetta palvelevaa järjestelmää; esimerkiksi järjestelmä, jolla hoituisi venepaikkojen varaus ja avantouintiavainten hallinnointi ja näiden varausten uusiminen.

Mielellään kuulisimme alustavat hintatiedot, eli paljonko käyttöönotto maksaisi millekin osa-alueelle ja minkälaiset ylläpitokulut olisivat. Jos jokin ominaisuus on haastava teidän järjestelmällenne, niin kertokaa sekin.

Hankinnan alustavat tavoitteet

Hankinnan tavoitteena on saada Hämeenlinnan kaupungin käyttöön monipuolinen ja helppokäyttöinen varausjärjestelmä, jossa myös varauskohteiden tietojen ja erilaisten järjestelmän lähettämien viestien muokkaus on sujuvaa. Keskeisenä vaatimuksena on varausten maksaminen ja uusiminen verkkopalvelussa.

Tarkempaa tietoa mm. yleisistä vaatimuksista ja yleisistä ominaisuusvaatimuksista on HILMA-ilmoituskanavassa olevassa tietopyynnössä.

Ilmoittautuminen

Hankinnasta kiinnostuneita toimijoita pyydetään ilmoittautumaan sähköpostilla osoitteeseen tomi.henttonen(at)hameenlinna.fi 3.1.2023 mennessä. Ilmoittautumisen yhteydessä pyydetään toimittamaan tietoa toimijan varausjärjestelmästä, soveltuvuudesta HILMA-ilmoituskanavan tietopyynnössä määriteltyihin vaatimuksiin ja hinnoittelusta.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Hankintoja koskeva tietosuojaseloste löytyy kaupungin tietosuojaselosteiden joukosta.

Muut tiedot

Tämä ei ole tarjouspyyntö eikä hankintailmoitus, joten tämän tietopyynnön julkaisemisella ei aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun liittyvä tietopyyntö. Tämä tietopyyntö ei velvoita Hämeenlinnan kaupunkia toteuttamaan varsinaista hankintaa eli hankintaa ei välttämättä toteuteta.

Hankinnan kohdetta ja aikataulua tarkennetaan myöhemmin, joten hankinnan kohde ja/tai aikataulu voi muuttua. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä tarjouskilpailuun osallistumista eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta millään tavoin tarjoajan asemaan tarjouskilpailussa. Hämeenlinnan kaupunki ei maksa korvausta tietopyyntöön vastaamisesta eikä markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun osallistumisesta.