Rautalankaohje tarjoajille #4

Julkisten hankintojen luonteen vuoksi on tärkeää, että tarjoajat ymmärtävät, miten julkiseen hankintaan tulee tarjota. Tästä syystä tässä blogissa kerrotaan tarjoajille rautalankaohjeita tarjoamiseen, yksi ohje kerrallaan. Vaikka nämä ohjeet tuntuvat itsestäänselvyyksiltä, ne eivät valitettavasti sitä ole; liian usein tarjouksia joudutaan sulkemaan pois tarjouskilpailuista syistä, jotka olisivat olleet vältettävissä rautalankaohjeilla. Pyyntö tarjoajille: toimikaa näiden ohjeiden mukaisesti, sillä se on kaikkien etu!

Rautalankaohje #1 löytyy täältä. Rautalankaohje #7 löytyy täältä. Rautalankaohjeet #2-3, #5-6 ja #8 ovat tulossa blogiin myöhemmin.

Älä oleta mitään – älä tee omia tulkintoja!

Julkisissa hankinnoissa ei pidä lähteä tekemään olettamuksia eikä omia tulkintoja. Et voi esimerkiksi olettaa, että jos jokin asia on kerrottu hankinta-asiakirjoissa epäselvästi, mutta se on kerrottu selvästi muissa vastaavissa tarjouskilpailuissa, niin se pätee epäselvästi ilmaistussa hankinnassakin. Jokainen tarjouskilpailu on oma hankintansa ja silloin siinä pätevät vain kyseistä kilpailutusta koskevat asiakirjat.

Ole tarkkana siinä, että ennen kuin lähdet tarjousta tekemään, luet kaikki asiakirjat läpi alusta loppuun. Pahimmillaan olet olettanut jonkin ehdon olevan alalle tyypillinen, mutta ehto löytyykin hankinta-asiakirjoista toisenlaisella sisällöllä; tällöin kyseeseen voi tulla jopa tarjouksen poissulkeminen.

Eli lue aluksi asiakirjat läpi, mieluummin useampaan kertaan. Mikäli huomaat sen jälkeen, että jotain asiaa ei ole ilmaistu yksiselitteisesti tarjouspyyntöasiakirjoissa, niin älä lähde tekemään olettamuksia äläkä omia tulkintoja, vaan ota asiasta selvää. On sekä tarjoajan että Hämeenlinnan kaupungin (tai muun hankintayksikön) etu, että tarjoaja esittää kysymyksiä epäselvistä asioista. Tarjouspyynnöissä on tyypillisesti määräaika kysymysten esittämiselle. Tarjoajan omat tulkinnat asioista voivat huonoimmassa tapauksessa johtaa siihen, että tarjous on tarjouspyynnön vastainen.