Kulunhallinta- ja työajanseurantajärjestelmä(t) – Kiinnostaako tuleva kilpailutus?

Hämeenlinnan kaupunki suunnittelee kulunhallintajärjestelmän ja työajanseurantajärjestelmän kilpailuttamista. Hankintaa ei välttämättä jaeta osiin, mutta on mahdollista, että kulunhallintajärjestelmä on omana osanaan ja työajanseurantajärjestelmä on omana osanaan.

Hankinnasta kiinnostuneita toimijoita pyydetään ilmoittautumaan hankintayksikölle sähköpostilla osoitteeseen tiina.hemila(at)hameenlinna.fi 11.3.2019 klo 9.00 mennessä. Sähköpostiviestissä on ilmoitettava vähintään toimijan nimi ja Y-tunnus sekä lyhyt esittely toimijan kulunhallinta- ja/tai työajanseurantajärjestelmistä, ja viestin aiheeksi on laitettava KULUNHALLINTA-/TYÖAJANSEURANTAJÄRJESTELMÄ.

Kuva: Aapo Korte

Varsinainen tietopyyntö on HILMA-ilmoituskanavassa; se ei ole tarjouspyyntö eikä hankintailmoitus, joten ilmoituksen julkaisemisella ei aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun liittyvä tietopyyntö. Ilmoitus ei velvoita Hämeenlinnan kaupunkia toteuttamaan varsinaista hankintaa.

Hankinnan kohdetta ja aikataulua tarkennetaan myöhemmin, joten hankinnan kohde ja/tai aikataulu voi muuttua. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä tarjouskilpailuun osallistumista eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta millään tavoin tarjoajan asemaan tarjouskilpailussa. Hämeenlinnan kaupunki ei maksa korvausta tietopyyntöön vastaamisesta eikä markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun osallistumisesta.

Hankinnan alustavaa kuvausta

Kulunhallintajärjestelmän avulla hallitaan reaaliaikaisesti kiinteistöissä tapahtuvaa henkilöliikennettä. Järjestelmään on yhdistetty työajanseurantaratkaisu sekä osittain rikosilmoitin- ja paloilmoitinjärjestelmä. Kulunvalvontasovelluksella ylläpidetään kiinteistön ovien, porttien, rikosilmoittimien ja työaikapäätteiden kulunohjaukseen liittyviä tietoja. Myös omatoimikirjaston kulunvalvonta tullee kuulumaan hankintaan.

Omatoimikirjaston kulunvalvonnalla hallitaan ja seurataan kirjaston käyttäjien kulkua palveluaikojen ulkopuolella. Käyttäjät kirjautuvat sisälle käyttäen kirjastokorttia ja/tai muuta tunnistustapaa sekä henkilökohtaista PIN-koodia. Järjestelmässä on mahdollisuus käyttää tunnistautumiseen kirjastojärjestelmän asiakasrekisteriä.

Työajanseurantajärjestelmän avulla seurataan mm. henkilöstön työajankäyttöä. Järjestelmä sisältää sovellukset kulunvalvontaan, työajanseurantaan, maksupalveluun (lounasseuranta), informaatiopalveluun (puhelinvaihde) ja ylläpitoon. Järjestelmästä on myös mahdollisuus siirtää tietoa palkkahallinnon järjestelmiin.

Seuraavassa on esimerkkiluettelo työajanseurantajärjestelmän perusvaatimuksista:

• Täyttää lakisääteiset työajanseurantavelvoitteet
• Liukuma-ajat ja niiden muokkaaminen
• Helpottaa työntekijöiden työajan seurantaa
• Analysointi ja raportointi (mahdollisesti automaation avulla)
• Organisaatiotasot
• Erilaiset työaikaryhmät ja päiväohjelmat
• Arkipyhät (niiden laskenta ja kalenteriin tallennus)
• Tietojen siirto henkilötietojärjestelmästä (uusi henkilö tietoineen (työaikamuoto, esimies, yksikkö, jne.) ja poissaolot)
• Osa-aikaiset ja osa-aikaisten syykoodileimaukset (poissaolot yms.)
• Osa-aikaisen työntekijän työajanseuranta 

Suunnitteilla olevan hankinnan tarkoituksena on kilpailuttaa Hämeenlinnan kaupungille sopiva kumppani toteuttamaan kulunhallinta- ja työajanseurantajärjestelmä(t) ja vastaamaan järjestelmän/järjestelmien ylläpidosta.