Rautalankaohje tarjoajille #3

Julkisten hankintojen luonteen vuoksi on tärkeää, että tarjoajat ymmärtävät, miten julkiseen hankintaan tulee tarjota. Tästä syystä tässä blogissa kerrotaan tarjoajille rautalankaohjeita tarjoamiseen, yksi ohje kerrallaan. Vaikka nämä ohjeet tuntuvat itsestäänselvyyksiltä, ne eivät valitettavasti sitä ole; liian usein tarjouksia joudutaan sulkemaan pois tarjouskilpailuista syistä, jotka olisivat olleet vältettävissä rautalankaohjeilla. Pyyntö tarjoajille: toimikaa näiden ohjeiden mukaisesti, sillä se on kaikkien etu!

Rautalankaohje #1 löytyy täältä. Rautalankaohje #4 löytyy täältä. Rautalankaohje #7 löytyy täältä. Rautalankaohjeet #2, #5-6 ja #8 ovat tulossa blogiin myöhemmin.

Älä jätä täyttämättä hintakohtia!

Yksi varmin tapa tulla poissuljetuksi julkisten hankintojen tarjouskilpailussa on jättää pakollinen hintakohta tyhjäksi. Saatat kysyä, että minkä ihmeen takia. Siksi, että julkisissa hankinnoissa yksi keskeinen periaate on tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu, joka ei toteudu, jos osa tarjoajista saa ilmoittaa tarjoushintoja tarjousten jättämisen määräajan jälkeen.

Verrataan tilannetta vaikkapa kouluajan pääsykokeeseen, jossa on matematiikan tehtäviä. Jos huomaat pääsykoetilaisuuden jälkeen, että sinulta jäi yksi lasku laskematta, niin et pääse sitä enää myöhemmin laskemaan. Sama koskee tarjouksen puutteellista hinnoittelua.

Jos puuttuva pakollinen hintakohta annettaisiin täydentää myöhemmin, olisi kyse tarjouksen kielletystä parantamisesta. Ole siis tarkkana siinä, että täytät jokaisen hintakohdan. Joskus toki tarjouskilpailussa voi olla vapaaehtoisia hintakohtia, mutta harvemmin. Jos kyseessä on sellainen pakollinen hintakohta, johon on mahdollista tarjota 0-hinta, niin silloin hintakohtaan tulee kirjoittaa luku nolla (tyhjä hintakohta ei tarkoita automaattisesti 0-hintaa).

Mitä jos en tiedä, onko hintakohta pakollinen vai vapaaehtoinen? Viitaten rautalankaohjeeseen #4 älä oleta mitään, vaan kysy asiaa hankintayksiköltä. Se on kaikkien etu!

Liikenteenharjoittajien kannattaa osallistua henkilökuljetusten (ns. ylivuotoajoneuvot) dynaamiseen hankintajärjestelmään

Dynaaminen hankintajärjestelmä saattaa kuulostaa oudolta, joten siksi avaamme tässä lyhyesti sitä, mistä oikein on kyse. Huomioithan liikenteenharjoittaja, että jos yritystäsi ei hyväksytä ko. järjestelmään ja kaupunki esimerkiksi (kyseessä kuvitteellinen esimerkki) kilpailuttaisi ensi vuonna järjestelmän kautta viiden oppilaan kuljetuksen yhdeksi lukuvuodeksi Tuuloksesta Renkoon ja takaisin, niin et voi saada ollenkaan tarjouspyyntöä.

Dynaaminen hankintajärjestelmä, josta käytetään myös nimitystä DPS, lyhyesti:

• Liikenteenharjoittaja jättää osallistumishakemuksen Tarjouspalvelu-portaalin kautta
• Järjestelmässä on perustamisvaihe ja hankintavaihe; järjestelmän sisäiset kilpailutukset tapahtuvat hankintavaiheessa
• Hankintavaiheessakin voi jättää osallistumishakemuksen eli mukaan voi päästä ns. kesken kaiken myös uusia liikenteenharjoittajia
• Jos liikenteenharjoittaja täyttää vaatimukset, liikenteenharjoittaja on mukana ns. palveluntuottajalistauksessa
• Jos hankintavaiheessa tarvitaan henkilökuljetus, josta ei ole sopimusta ja jota ei muuta kautta kilpailuteta, se kilpailutetaan lähtökohtaisesti järjestelmän sisäisenä kilpailutuksena (tarjouspyynnön saavat palveluntuottajalistauksessa mukana olevat liikenteenharjoittajat)
• Esimerkiksi tarjottavat hinnat ja tarjottava kalusto ilmoitetaan vasta järjestelmän sisäisessä kilpailutuksessa; myös sopimus tehdään vasta sisäisen kilpailutuksen perusteella

Ethän jätä tekemättä osallistumishakemusta vain siksi, että dynaaminen hankintajärjestelmä kuulostaa ”sanahirviöltä”.

Dynaamisen hankintajärjestelmän etuja puitejärjestelyyn verrattuna on muun muassa, että järjestelmään pääsee mukaan uusia toimijoita periaatteessa milloin tahansa ja että järjestelmä voi olla pidempikestoisempi kuin neljä vuotta. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Lue myös aiempi teksti henkilökuljetusten (ns. ylivuotoajoneuvot) dynaamisesta hankintajärjestelmästä.

Rautalankaohje tarjoajille #4

Julkisten hankintojen luonteen vuoksi on tärkeää, että tarjoajat ymmärtävät, miten julkiseen hankintaan tulee tarjota. Tästä syystä tässä blogissa kerrotaan tarjoajille rautalankaohjeita tarjoamiseen, yksi ohje kerrallaan. Vaikka nämä ohjeet tuntuvat itsestäänselvyyksiltä, ne eivät valitettavasti sitä ole; liian usein tarjouksia joudutaan sulkemaan pois tarjouskilpailuista syistä, jotka olisivat olleet vältettävissä rautalankaohjeilla. Pyyntö tarjoajille: toimikaa näiden ohjeiden mukaisesti, sillä se on kaikkien etu!

Rautalankaohje #1 löytyy täältä. Rautalankaohje #7 löytyy täältä. Rautalankaohjeet #2-3, #5-6 ja #8 ovat tulossa blogiin myöhemmin.

Älä oleta mitään – älä tee omia tulkintoja!

Julkisissa hankinnoissa ei pidä lähteä tekemään olettamuksia eikä omia tulkintoja. Et voi esimerkiksi olettaa, että jos jokin asia on kerrottu hankinta-asiakirjoissa epäselvästi, mutta se on kerrottu selvästi muissa vastaavissa tarjouskilpailuissa, niin se pätee epäselvästi ilmaistussa hankinnassakin. Jokainen tarjouskilpailu on oma hankintansa ja silloin siinä pätevät vain kyseistä kilpailutusta koskevat asiakirjat.

Ole tarkkana siinä, että ennen kuin lähdet tarjousta tekemään, luet kaikki asiakirjat läpi alusta loppuun. Pahimmillaan olet olettanut jonkin ehdon olevan alalle tyypillinen, mutta ehto löytyykin hankinta-asiakirjoista toisenlaisella sisällöllä; tällöin kyseeseen voi tulla jopa tarjouksen poissulkeminen.

Eli lue aluksi asiakirjat läpi, mieluummin useampaan kertaan. Mikäli huomaat sen jälkeen, että jotain asiaa ei ole ilmaistu yksiselitteisesti tarjouspyyntöasiakirjoissa, niin älä lähde tekemään olettamuksia äläkä omia tulkintoja, vaan ota asiasta selvää. On sekä tarjoajan että Hämeenlinnan kaupungin (tai muun hankintayksikön) etu, että tarjoaja esittää kysymyksiä epäselvistä asioista. Tarjouspyynnöissä on tyypillisesti määräaika kysymysten esittämiselle. Tarjoajan omat tulkinnat asioista voivat huonoimmassa tapauksessa johtaa siihen, että tarjous on tarjouspyynnön vastainen.

Hämeenlinnan ruoka-avun kylmäjakeluketjun hankinta

Kansallinen ennakkoilmoitus / markkinakartoitus HILMA-ilmoituskanavassa.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Nähdään Hämeenlinnan hankintatreffeillä 26.10.!

Hämeenlinnan hankintatreffit järjestetään Raatihuoneella (Raatihuoneenkatu 15) torstaina 26. lokakuuta klo 8-9.30. Tilaisuuden järjestävät yhdessä Hämeenlinnan kaupunki, Hämeenlinnan Yrittäjät ja Hämeen Yrittäjät.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Ohjelma:

Klo 8.00 Kahvitarjoilu

Klo 8.15 Tilaisuuden avaus: Niklas Lähteenmäki, elinvoimajohtaja, Hämeenlinnan kaupunki

Esittäytyminen / verkostoituminen

Elinvoima, hankinnat ja viestintä: Aapo Korte, hankintapäällikkö, Hämeenlinnan kaupunki

Hämeen Yrittäjät yrittäjien ja kuntien kumppanina: Juha Haukka, toimitusjohtaja, Hämeen Yrittäjät

Tarjoilun vuoksi sitovat ilmoittautumiset 17.10. mennessä.

Osallistu henkilökuljetusten (ns. ylivuotoajoneuvot) dynaamiseen hankintajärjestelmään!

Jos olet liikenteenharjoittaja, niin nyt voit osallistua Hämeenlinnan kaupungin henkilökuljetusten (ns. ylivuotoajoneuvot) dynaamiseen hankintajärjestelmään, josta käytetään myös nimitystä DPS. Sen kautta kilpailutetaan henkilökuljetuksia siinä vaiheessa, jos niitä ei saada hoidettua tilaajan muiden hankintasopimusten (mukaan lukien puitejärjestelyt) kautta.

Osallistumispyyntöasiakirjat löytyvät Tarjouspalvelu-portaalista.

Dynaamiseen hankintajärjestelmään voi jättää osallistumishakemuksen milloin tahansa sen voimassaolon aikana. Hankintajärjestelmä koostuu ns. perustamisvaiheesta ja ns. hankintavaiheesta. Perustamisvaiheessa otetaan vastaan osallistumishakemuksia, mutta ei vielä järjestetä hankintajärjestelmän sisäisiä tarjouskilpailuja. Hankintavaiheessa otetaan vastaan osallistumishakemuksia ja järjestetään tarvittaessa hankintajärjestelmän sisäisiä tarjouskilpailuja.

Perustamisvaihe päättyy 30.9.2023. Hankintavaihe kestää mahdollisesti 31.12.2029 saakka.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytään kaikki soveltuvuusvaatimukset ja muut vaatimukset täyttävät ehdokkaat. Hankintajärjestelmän sisällä tehtävät hankinnat kilpailutetaan mukana olevien toimijoiden kesken; kilpailutus voi olla esimerkiksi kuljetuskohtainen tai yhden lukuvuoden kuljetuksia koskeva. Kilpailutuksessa voidaan vertailla pelkkää hintaa tai hintaa ja laatua, kuten kuljetuskalustoa ja/tai kuljettajan ammattitaitoa; kilpailutus voidaan tehdä myös ns. käänteisenä, jolloin hinta asetetaan etukäteen ja vertaillaan pelkkää laatua.

#300

Tämä on Hankinnat ja Hämeenlinna -blogin 300. teksti. Kiitos teille kaikille, jotka olette löytäneet tämän blogin!

Hankinnat ja Hämeenlinna -blogissa on nyt vierailtu jo yli 53 000 kertaa (sivun näytöt yhteensä). Blogi perustettiin tammikuun lopulla 2018 eli yli viisi ja puoli vuotta sitten. Näin ollen blogissa on vierailtu keskimäärin noin 800 kertaa kuukaudessa.

Tunnisteiden perusteella blogissa on käsitelty eniten seuraavia aiheita (suluissa se, kuinka monta kertaa aihe on ollut tunnisteena blogiteksteissä ennen tätä tekstiä): tarjouskilpailu (105), valmistelu (77), julkiset hankinnat (76), tietopyyntö (65), markkinakartoitus (63), kaupunkirakennetoimiala (59), sosiaali- ja terveystoimiala (42), ohje (34), Hämeenlinnan kaupunki (30), pienhankinta (27), yhteishankinta (21) sekä hankintasopimus (20).

Tehdään Hämeenlinnasta Suomen paras julkinen hankkija yhteistyössä yritysten kanssa! Kuva: Hämeenlinnan kaupunki / viestintä.

Hämeenlinnan kaupungin hankintapalvelut-yksikön toiveena on, että varsinkin paikalliset pk-yritykset löytävät blogin, koska se on yksi merkittävä tapa lisätä viestintää hankinnoista yritysten suuntaan. Kerro Hankinnat ja Hämeenlinna -blogista muillekin.

Ahveniston moottoriradan käyttöoikeussopimuksen sopimuskumppani 16.10.2023 alkaen valittu

Hämeenlinnan kaupunki kilpailutti Ahveniston moottoriradan käyttöoikeussopimuksen palveluntuottajan. Sopimuskumppaniksi valittiin Ahvenisto Race Circuit Oy. Sopimuskausi alkaa 16.10.2023 ja kestää kymmenen vuotta.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Tarjouspyynnössä kerrottiin mm. seuraavaa:

Legendaarinen Ahveniston moottorirata on yksi Suomen vanhimmista moottoriurheilun areenoista, joka tunnetaan hyvin Suomessa ja maailmalla. Moottoriradan sijainti on täysin poikkeuksellinen, koska se sijaitsee keskellä kaupunkia vain neljä kilometriä keskustasta. Moottorirata on valmistunut vuonna 1967 vanhalle soranottoalueelle Ahveniston harjun juurelle. Vuosien saatossa radalla on kisattu niin autoilla, formuloilla kuin moottoripyörilläkin. Nykyisin Etelä-Suomessa on Ahveniston lisäksi vain pari moottorirataa.

Hämeenlinnan kaupungin tahtotila on, että moottoriurheilu säilyy ja alue kehittyy tarjoamalla monipuolisemmin palveluita ja tapahtumia ympäri vuoden. Hiihto liikuttaa kuntalaisia ja tuo väkeä myös muualta, tämän vuoksi hiihto tulee pysymään talvikaudella osana moottorirata-alueen toimintaa ja kaupunki takaa tämän talviurheilumahdollisuuden asukkaille. Ahveniston moottoriradan hiihto-olosuhteet ovat ainoat kilpahiihtoon ja sen treenaamiseen soveltuvat. Ahveniston moottorirata-alueelle toivotaan tulevaisuudessa entistä monipuolisemmin eri urheilulajeja ja aktiviteetteja ympäri vuoden.

Yhteistyö kaupungin, sidosryhmien ja muiden alueen yrittäjien kanssa on tärkeää. Tapahtumien kehittäminen ja kisojen palvelutarjonnan edistäminen yhdessä toimijoiden kanssa on tärkeää alueen elinvoimaisuudelle. Nykyisin moottoriradalla käy kesäkaudella noin 50 000 - 60 000 kävijää ja tapahtumien määrää kasvattamalla ja monipuolisella palvelutarjonnalla tavoitellaan kävijämäärien nousua. Vastuullisuuden ja moottoriurheilun kehittymisen ympäristöystävällisempään suuntaan tulee olla tärkeässä osassa tulevaisuuden moottoriratatoiminnassa. Ympäristön huomioiminen ja vaaliminen sekä myös lähialueen asukkaiden huomioiminen tulee olla osana toimijan toimintaa.

Ahveniston moottorirata on tärkeä osa Hämeenlinnan matkailua ja edistää tapahtumien kautta myös Hämeenlinnan näkyvyyttä. Tapahtumat, matkailupalvelut ja myös moottoriurheilu kehittyvät yhä elämyksellisempään suuntaan. Verkostot ja niiden tuoma laaja palvelutarjonta on myös tärkeä vierailukokemuksen kannalta.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Mikä on yhteishankintayksikkö ja miten se liittyy Hämeenlinnan kaupungin hankintoihin?

Hämeenlinnan kaupunki ei kilpailuta kaikkia julkisia hankintojaan itse, koska tietyissä hankinnoissa on tarkoituksenmukaisempaa olla mukana useamman hankintayksikön yhteisessä kilpailutuksessa. Usein tällainen kilpailutus tarkoittaa yhteishankintayksikön toteuttamaa kilpailutusta.

Yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan sellaista hankintayksikköä, joka on keskittynyt julkisten hankintojen kilpailuttamiseen yhteishankintoina. Käytännössä yhteishankintayksikkö kilpailuttaa erilaisia tavaroita ja palveluita suorille ja välillisille omistajilleen sekä mahdollisille muille hankintayksiköille, joille on erikseen annettu oikeus olla tietyn yhteishankintayksikön yhteishankinnoissa mukana.

Kuntakentän yhteishankintayksiköitä ovat esimerkiksi Sarastia Oy, Hansel Oy, Tuomi Logistiikka Oy ja Kuntien Tiera Oy, joista Kuntien Tiera on keskittynyt ICT- ja järjestelmähankintoihin. Toki muitakin yhteishankintayksiköitä Suomessa on.

Paikallisten yritysten kannattaa seurata Hämeenlinnan kaupungin tulevien hankintojen lisäksi myös yhteishankintayksiköiden valmistelussa olevia hankintoja. Usein kyseiset hankinnat mielletään valtakunnallisiksi hankinnoiksi, mutta asia ei suinkaan ole aina niin. Yhteishankinnoissa voi olla esimerkiksi seudullisia tai maakunnallisia osakokonaisuuksia.

Esimerkiksi liikennemerkkihankintoihin yhteishankintayksiköiden kilpailutukset sopivat hyvin, koska yhteishankinnan suurella volyymillä saavutetaan mm. edullisemmat hinnat ja koska liikennemerkkien toimittajat ovat yleensä valtakunnallisia toimijoita. Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Yhteishankintakilpailutuksiin lähdetään mukaan yleensä siksi, että siten säästetään kilpailutuksen aiheuttamissa prosessikustannuksissa ja saadaan yhteishankinnan tuottama volyymietu. Volyymietu voi näkyä esimerkiksi halvempina hintoina, parempana laatuna tai siinä, että yhteishankinnassa mukana olevilla hankintayksiköillä on parempi neuvotteluasema toimittajiin nähden kuin niillä olisi yksinään; parhaimmassa tapauksessa nämä kaikki toteutuvat.

Hämeenlinnan kaupunki arvioi tapauskohtaisesti sen, kannattaako olla mukana yhteishankintayksikön kilpailutuksessa vai kilpailuttaa hankinta esimerkiksi itse. Arviointiin vaikuttaa mm. paikallinen näkökulma, hankinnan kohde ja yhteishankintakilpailutuksella saavutettavissa oleva volyymietu.

Kilpailut kuuluvat kesään – osittain myös julkisissa hankinnoissa, joissa kannattaa hyödyntää ohjettamme

Myös kesällä on käynnissä julkisten hankintojen tarjouskilpailuja, joihin on jätettävä tarjous ajallaan, vaikka osa tarjoajan henkilöstöstä olisi kesälomaa viettämässä. Hämeenlinnan kaupungin hankinnoissa pyritään siihen, että tarjouskilpailuja ei käytäisi keskellä kesää tai että niissä jättöaika jatkuu riittävän pitkälle elo- tai syyskuuhun.

Tämän blogin oikeasta laidasta löytyvät linkit Hämeenlinnan kaupungin tarjouskilpailuihin. Lisäksi kannattaa käydä kaupungin verkkosivuilla osoitteessa www.hameenlinna.fi/hankinnat/, josta löytyy mm. hyödyllinen ohje tarjouksen tekemisestä.

Kuvituskuva. Kuva: Hämeenlinnan kaupunki.

Tarjouspalvelu-portaalissa on käynnissä esimerkiksi tarjouskilpailut kiinteistöhallintajärjestelmästä, viestinnällisestä työllisyyspalvelusta ja vakuutusmeklaripalveluista. TyöllisyysSampo-portaalista löytyvät esimerkiksi video- ja valokuvauspalveluiden sekä työnohjauspalveluiden dynaamiset pienhankinnat.

Tämän blogin lisäksi kannattaa seurata myös Julkiset hankinnat Häme -sivustoa (https://julkisethankinnathame.fi).

Hämeenlinnan kaupungin hankintapalvelut toivottaa aurinkoista kesää kaikille!